Durante lo svolgimento di un progetto è necessario produrre rapporti e relazioni che aiutano i diversi stakeholder ad avere un quadro chiaro ed analitico di come stanno procedendo i lavori.
A tal fine è necessario raccogliere dati sui lavori in corso, elaborare quei dati in modo da fare emergere informazioni rilevanti ed infine organizzare quelle informazioni in rapporti che informino tutte le parti interessate.
E’ importante che prima dell’avvio dei lavori venga definita una strategia comunicativa che precisi le esigenze di informazione dei diversi stakeholder, le modalità per soddisfarle, il tipo di format che verranno utilizzati.
In sostanza si tratta di definire un piano della comunicazione che espliciti le esigenze di reporting del management e di tutti i soggetti coinvolti nel progetto.
Inoltre, mentre i rapporti devono essere prodotti sistematicamente e con un certa frequenza, può essere anche necessario produrre, su base occasionale o su richiesta, delle relazioni su aspetti specifici del progetto che sono di interesse per alcuni stakeholder.
Quindi il project manager può essere impegnato in modo significativo in questa attività di reporting e di monitoraggio e controllo che richiede:
- rapporti di stato che illustrano la situazione complessiva del progetto in relazione al raggiungimento degli obiettivi concordati con la committenza;
- rapporti di avanzamento che illustrano quali attività sono state avviate, quali si sono concluse, quali sono in corso, queli hanno subito ritardi e quali sono ancora da avviare;
- rapporti sulle prestazioni che descrivono, utilizzando alcuni key performance indicators, la performance complessiva del progetto in termini di rispetto dei tempi e dei costi e di stime sulle date e sui costi di completamento.
Durante lo svolgimento degli incontri di revisione del progetto con lo steering committee può essere necessario produrre:
- relazioni sulle criticità che si sono presentate insieme con le modalità per superarle con il consenso del management;
- relazioni sulle modifiche che occorre applicare ai prodotti o all’articolazione del progetto per cui è necessaria l’autorizzazione del management;
- relazioni sulle prestazioni del team di progetto su cui si desidera coinvolgere il management perché intervenga nelle situazioni più problematiche;
- relazioni sul livello di customer satisfaction rilevata durante lo svolgimento dei lavori.
Inoltre alla fine dei lavori andrà prodotto un rapporto finale con la valutazione complessiva del progetto rispetto agli obiettivi inizialmente concordati e le lesson learned.
Un responsabile di progetto impiega normalmente il 90% del proprio tempo in attività di comunicazione e per risultare efficace in queste circostanze è opportuno che produca rapporti e relazioni che oltre ad informare orientino il comportamento delle parti interessate e ne supportino il processo decisionale.
Per questo motivo deve dedicare molta cura ed attenzione alla produzione di questa documentazione.
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