Gestione delle criticità

I problemi che si presentano durante il ciclo di vita di un progetto sono più che problemi comuni. Si tratta infatti di situazioni che presentano una precisa caratterizzazione.

Le gestione delle criticità nel project management fa riferimento a problemi formalmente definiti che ostacolano l’avanzamento dei lavori e che generalmente non possono essere risolti solo con il contributo del project manager e del team di progetto.

Le procedure per la gestione delle issues, in particolare per i progetti più grandi e complessi, prevedono infatti di coinvolgere il management nel processo decisionale e richiederne le necessarie autorizzazioni.

Procedura per la gestione delle criticità

Per gestire queste situazioni, ogni organizzazione dovrebbe definire un’apposita procedura. Ad esempio, l’articolazione delle azioni da intraprendere protrebbe essere la seguente:

identificazione e documentazione del problema;
identificazione dei ruoli impattati dal problema;
inserimento del problema nel registro delle issues;
individuazione delle responsabilità coinvolte nel processo di soluzione;
assegnazione del problema ad una o più risorse perché venga svolta un’analisi approfondita ed individuata una rosa di soluzioni;
valutazione degli impatti di ciascuna opzione e scelta di una soluzione tra project manager, team e stakeholder coinvolti;
eventuale escalation del problema ai livelli superiori se sono necessarie specifiche autorizzazioni;
definizione del piano di azione;
assegnazione delle responsabilità per l’implementazione del piano di azione;
applicazione della soluzione adottata;
verifica dei risultati (inserendola negli stati di avanzamento lavori);
individuazione di correttivi a fronte di risultati in tutto o in parte inefficaci;
definizione delle lesson learned una volta che il problema è stato risolto;
chiusura del problema e sua documentazione nel registro delle issues.

Ai punti 4 e 7 di questa procedura di gestione delle criticità è necessario coinvolgere il management e definire in modo congiunto il da farsi individuando i ruoli cui delegare la soluzione del problema.

Ciò è tanto più importante quanto più un progetto è di dimensioni economiche rilevanti, innovativo e complesso.

In progetti più piccoli e ricorrenti si può operare in modo più spedito adottando approcci già sperimentati nelle varie casistiche.