La capacità di comunicazione di un project manager

capacità di comunicazione project managerLa capacità di comunicazione costituisce una delle competenze sociali che ogni project manager dovrebbe sviluppare essendo la sua una professione in cui buona parte del tempo viene occupata da rapporti interpersonali con i vari stakeholder di progetto per scambiarsi informazioni utili per il buon esito dei lavori.

Per tale motivo, in questo ruolo si trovano a proprio agio persone con particolari doti di estroversione e di apertura. Ciò non significa però che persone con tratti caratteriali diversi oppure ancora acerbe dal punto di vista comunicativo non possano sviluppare la propria capacità di comunicazione.

In questa professione è facile farsi prendere dall’illusione che alla fine ciò che conta siano solo le competenze tecniche o metodologiche. E tentare di affrontare ogni problema solo da tale punto di vista.

I rapporti umani sono importanti in ogni attività e c’è il rischio di farsi percepire come freddi e distanti se tutte le questioni vengono affrontate solo sul piano tecnico ed organizzativo.

E’ vero che ci si rapporta dentro un sistema di ruoli e di obiettivi ma è importante che vengano curati tutti gli aspetti che possano favorire uno scambio comunicativo efficace.

Come migliorare la propria capacità di comunicazione

Per migliorare la propria capacità di comunicazione un project manager dovrebbe:

  • Curare l’accountability. Per accountability si intende l’insieme di integrità personale e capacità di rendere conto di ciò che si sta facendo o non si sta facendo.
  • Inserire la comunicazione nel proprio piano di lavoro quotidiano. I project manager subiscono ogni giorno pressioni di vario tipo e così, invece di agire da forza trainante, finiscono per andare a rimorchio dell’ultimo problema o richiesta degli stakeholder. Per evitare o contenere tutto questo nonché per regolare la comunicazione tra i vari soggetti coinvolti in un progetto è opportuno predisporre un piano della comunicazione di progetto e condividerlo con tutti gli interlocutori.
  • Essere specifico. La tendenza a generalizzare e a dare per scontate le cose è un rischio che deve essere assolutamente evitato. Ci si trova spesso a gestire progetti molto complessi e difficili. Con questo livello di complessità occorre accettare la sfida di rendere chiari i requisiti, le indicazioni, le istruzioni, le scadenze e gli obiettivi. Il modo migliore perché ciò avvenga è di essere estremamente specifici. Come project manager, non si può avere sempre tutte le competenze tecniche specifiche  per comprendere ogni aspetto del progetto. Ma si dovrebbero conoscere molto bene quali sono gli obiettivi all’origine progetto, obiettivi che andrebbero poi distribuiti all’interno del gruppo di lavoro dove sono presenti le competenze tecniche necessarie. Insieme con il team sarà possibile tradurre quindi gli obiettivi generali in attività specifiche.
  • Dimostrare empatia e sostegno. Questa è la parte più difficile perché non sempre capita di lavorare con persone a noi affini. Occorre imparare a riconoscere e apprezzare la diversità come opportunità e non come minaccia. Può essere utile in molte circostanze fare un passo indietro e pensare a come le parti si sentono, le emozioni che possono provare. Questo esercizio se praticato con costanza può portare a comprendere come ciascuno debba essere trattato tenendo conto della propria storia, del proprio vissuto emotivo, delle proprie capacità e dei propri limiti. Pensare che sia possibile trattare tutti allo stesso modo è illusorio. Può far risparmiare energie ma alla fine le persone sentono di subire una sorta di violenza e provano frustrazione. Curare i dettagli di una comunicazione, di un colloquio. di un incontro di lavoro non significa solo curarne la validità dei contenuti, ma anche se non soprattutto comprendere chi c’è dall’altra parte e tarare lo stile di comunicazione in funzione delle caratteristiche dei propri interlocutori.

Svolgere nelle fasi preliminari di avvio del progetto un’attenta analisi degli stakeholder può sicuramente aiutare il project manager nel comprendere come impostare  la propria strategia di comunicazione, così come frequentare un corso sulle tecniche di comunicazione.