La gestione degli stakeholders costituisce un’area di conoscenza ed un insieme di processi importanti nel definire l’organizzazione di progetto e nel determinare il successo o l’insuccesso dell’iniziativa.
Seguire un percorso sistematico per mappare e gestire gli stakeholder costituisce la premessa fondamentale di ogni progetto di successo.
Molti progetti infatti incontrano difficoltà dovute ad un censimento e mappatura degli stakeholder non corretti.
Ciò può verificarsi per diversi motivi:
- La tendenza a dedicare poco tempo all’analisi porta a trascurare nelle fasi di avvio una chiara e completa definizione di quali potranno essere tutti gli stakeholders di progetto. Questi emergeranno successivamente e porranno quesiti e manifesteranno obiettivi ed esigenze che potrà essere a quel punto difficile soddisfare. Essendo stati tagliati fuori dalla prima individuazione dei requisiti di progetto potranno assumere atteggiamenti ostili e manifestare resistenze a prescindere che sia stato involontario il loro non coinvolgimento.
- L’influenza delle parti interessate può essere sottovalutata. Occorre comprendere fino in fondo il ruolo ed il potere che ciascun stakeholders può esercitare nel favorire od ostacolare il buon esito del progetto. Gli stakeholders con un maggior livello di influenza dovranno essere gestiti con un più alto livello di priorità.
- La comunicazione con ciascun stakeholder può risentire di una non corretta mappatura e può accadere di investire molto tempo con controparti minori trascurando di gestire i rapporti con coloro che possono risultare decisivi.
- Si possono incontrare difficoltà nell’ottenere la fiducia degli stakeholders chiave. La costruzione di un rapporto fiduciario richiede tempo ed attenzioni in particolare con quegli interlocutori con cui non c’è una conoscenza pregressa. Trascurare questo aspetto porterà inevitabilmente dissapori e fraintendimenti.
- La mancanza di consapevolezza sul ruolo degli stakeholders e di come questo può mutare nel corso del progetto porta a gestire in modo stereotipato la comunicazione quando invece sarebbe opportuno modulare stili e contenuti comunicativi in modo da tener conto di bisogni che possono emergere in ogni fase del progetto. La precisazione delle modalità di comunicazione deve essere svolta all’interno del piano della comunicazione di progetto.
Le attività di stakeholder management riguardano l’identificazione, l’analisi, la priorità delle azioni di comunicazione ed il coinvolgimento delle parti interessate.
L’identificazione richiede di mettere a fuoco chi sono gli stakeholders di un progetto distinguendoli in:
- attori interni (es. Sponsor, Team di progetto, responsabili funzionali….)
- attori esterni (es cliente finale, personale del cliente, funzionari di enti governativi che devono fornire autorizzazioni, fornitori, consulenti, manpower…)
Il passo successivo è l’analisi degli stakeholder. Ciò comporta la definizione dei ruoli e delle aspettative degli stakeholder. Le parti interessate non sono tutte uguali.
Alcuni hanno il potenziale per generare un impatto molto maggiore sul progetto di altri. Come valutare tutto questo?
Il modo migliore è quello di seguire un processo logico e sistematico utilizzando una matrice di influenza che associa le parti interessate alla loro influenza e interesse permettendo di disegnare un quadro complessivo di cui tenere conto per gestire le priorità.
Una volta compresi ruoli, esigenze ed impatto di ciascun stakeholder può essere definito il livello di priorità con cui gestire i rapporti con ciascuno. Questa priorità andrà rivista nel corso del progetto se il ruolo o le esigenze dovessero mutare esercitando un diverso condizionamento sul progetto.
A questo punto potrà essere definito il piano di comunicazione e di gestione degli stakeholders che costituirà la base per ricercare il loro coinvolgimento e supporto.