Realizzare i benefici del project portfolio management

Il Project Portfolio Management fornisce un ambiente strutturato per valutare quali progetti, programmi e iniziative occorre finanziare, sostenere oppure eliminare. L’obiettivo è quello di allocare correttamente gli investimenti sulle iniziative giuste per lo sviluppo del business di un’organizzazione.

Ciò significa quindi che tali iniziative dovrebbero:

• generare un flusso di cassa positivo per l’impresa;
• utilizzare in modo efficace le risorse dell’organizzazione;
• contribuire a posizionare l’organizzazione per il successo futuro e la crescita.

Il sistema di project portfolio management consente di organizzare una serie di progetti e programmi in portafogli integrati in modo che sia possibile ottimizzarne le varie componenti e monitorare in corso d’opera la capacità di rispettare obiettivi e vincoli relativi a tempi, costi, risorse, qualità e rischi.

Si tratta di un processo dinamico in cui i progetti vengono regolarmente valutati e selezionati ridefinendo le priorità al fine di ottenere il massimo valore possibile tenendo conto delle risorse limitate.

Benefici del project portfolio management

I vantaggi introdotti da questo sistema sono riconducibili a:

• legare la gestione operativa dei progetti con la gestione finanziaria complessiva di un’impresa;
• immettere nuovi prodotti sul mercato in linea con la strategia di business solo quando la disponibilità di risorse e di fondi lo consentono;
• monitorare e ottimizzare i processi interni di cambiamento e miglioramento organizzativo;
• implementare logiche di outsourcing e off shoring con visibilità in tempo reale delle informazioni operative sulle tempistiche, sui costi e sulle risorse tra unità di business;
• comprendere il livello complessivo di utilizzo delle risorse e di redditività permettendo un migliore allineamento con gli obiettivi strategici;
• facilitare il reporting verso il vertice aziendale e verso il mercato in modo da prendere decisioni più accurate;
• suscitare tempestivamente allarme per eventuali problemi che emergono durante l’avanzamento di progetti e programmi;
• rendere più facile per i vari stakeholder l’accesso alle informazioni rilevanti per i loro interessi strategici;
• calcolare l’impatto finanziario di cancellare un progetto non in linea con le attese;
• rivedere le priorità in base alle esigenze organizzative ridistribuendo rapidamente il personale;
• disporre di un approccio strutturato per gestire l’insieme di progetti e di risorse ad essi assegnate;
• ridurre gli sforamenti dei programmi e dei progetti sul piano dei tempi e dei costi;
• tracciare tutte le informazioni chiave che caratterizzano le iniziative presenti in portafoglio;
• apprendere dai progetti migliori e trasferire l’esperienza sugli altri;
• identificare in via preliminare i rischi, il loro impatto sul business e le necessarie contromisure;
• capire come i cambiamenti che riguardano un progetto impattano sugli altri progetti;
• identificare i progetti che non contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi;
• ridurre il rischio di carenza di competenze nei momenti critici;
• seguire tutti i passaggi del processo di delivery.

La realizzazione dei benefici del project portfolio management

Per valutare la capacità di realizzazione dei benefici potenziali ottenibili con il project portfolio management è necessario definire in modo chiaro gli obiettivi di business che si vogliono ottenere attraverso un’analisi quantitativa o qualitativa.

E’ quindi importante che la committenza ed i vari stakeholder dettaglino le loro aspettative in modo tale che i team di progetto possano comprendere pienamente le loro esigenze.

Sulla base di queste aspettative, è necessario definire dei KPI per misurare in corso d’opera la performance dei singoli progetti o programmi e del portafoglio nel suo insieme.

Il sistema di monitoraggio e controllo del portafoglio sarà quindi basato su questi KPI ed i team di progetto dovranno essere consapevoli dei criteri con cui sarà valutata la performance di una determinata iniziativa e del loro lavoro.

Spesso il personale operativo impiegato nei progetti è sensibile a ciò che deve in concreto fare, ma risulta poco sensibile alla necessità di conseguire determinati obiettivi di business.

Pertanto è necessario uno sforzo di comunicazione significativo da parte di un’organizzazione per far comprendere a tutti l’importanza di mantenere un allineamento di tutte le iniziative con gli obiettivi strategici.

In tal senso, anche gli incontri di valutazione dello stato di avanzamento dei lavori di un progetto costituiranno occasioni per ribadire e verificare questa necessità di allineamento

In questa logica la gestione della realizzazione dei benefici e la gestione dei rischi devono procedere in modo integrato al fine di anticipare ogni possibile incongruenza.

Sarebbe un peccato se i potenziali vantaggi di un’iniziativa venissero persi per una valutazione superficiale dei rischi.

La realizzazione dei benefici del project portfolio management dipende quindi in ultima istanza dal livello di maturità di un’organizzazione nel project management.