La formazione al problem solving
Per gli analisti di business e gli agenti di cambiamento una delle competenze più importanti è la capacità di risolvere problemi tecnici ed organizzativi complessi.
Il manifestarsi di un problema può rappresentare in molti casi un’opportunità per creare valore per un’organizzazione. Senza la capacità fondamentale di problem solving un professionista è limitato nel portare un contributo allo sviluppo dell’organizzazione.
Molti gestiscono la soluzione dei problemi in modo intuitivo, semplicemente pensando in modo destrutturato, senza soffermarsi a considerare le strategie migliori per arrivare a mettere a fuoco soluzioni efficaci.
Il problem solving è una disciplina che richiede l’applicazione di tecniche logiche e analitiche per identificare le cause ed individuare soluzioni che consentano di superare il problema.
La formazione per risolvere i problemi
La formazione al problem solving deve sviluppare la capacità affrontare le varie situazioni in modo oggettivo e razionale.
A volte prevalgono invece questioni personali ed emotive che allontanano da una soluzione ragionevole ed efficace.
In particolare, ciò accade nelle situazioni di emergenza quando il tempo e le risorse a disposizione sono limitati oppure nei casi in cui i vincoli organizzativi e procedurali consentono margini di manovra molto ristretti.
Occorre quindi analizzare le modalità con cui i problemi possono essere affrontati e risolti, mediando tra approcci strutturati e vincoli di contesto.
A tal fine è importante essere consapevoli dei criteri con cui gestiamo il nostro personale processo decisionale
Questo consapevolezza produce l’effetto di aumentare le opzioni disponibili in tutte quelle situazioni in cui normalmente non si intravedono alternative.
Il processo di problem solving
Il processo inizia con una chiara identificazione e descrizione del problema.
In seguito occorre definire l’ambito e la portata del problema. Tutte le soluzioni possibili sono direttamente dipendenti dalle informazioni riguardanti lo specifico in cui il problema si manifesta e l’impatto.
A tal fine è opportuno raccogliere informazioni da tutte le parti interessate al problema in modo da qualificarlo e circoscriverlo. In alcuni casi può essere necessario utilizzare workshop, focus group, interviste, analisi dei documenti, e altri approcci utili per ottenere informazioni.
Quando abbiamo raccolto le informazioni, è necessario ridurre il livello di ambiguità presente in esse a causa di:
- Informazioni mancanti
- Informazioni errate
- Informazioni duplicate
- Informazioni contrastanti
- Informazioni incomplete
Ciò richiede di verificare le informazioni ottenute e di integrarle con altre più accurate e dettagliate.
Successivamente occorre organizzare le informazioni creando associazioni e collegamenti che facciano emergere i rapporti tra cause ed effetti.
Una volta che abbiamo ottenuto una conoscenza approfondita delle informazioni, possiamo passare ad eseguire una analisi delle cause.
Una analisi delle cause aiuta a capire l’origine del problema in modo da poterlo risolvere invece di affrontare un sintomo di un problema più grande.
Ci sono molte tecniche per l’analisi delle cause tra cui il diagramma causa-effetto e la root cause analysis.
Solo al termine dell’analisi è possibile individuare soluzioni in grado di rimuovere tali cause.
Per selezionare la soluzione migliore è necessario prendere in considerazione gli impatti, i vincoli ed il costo delle varie opzioni.
Una volta individuata la soluzione migliore è necessario definire un piano per la sua implementazione ed attribuire le responsabilità per la sua implementazione
Riassumendo, il processo di problem solving può essere articolato nelle seguenti fasi:
- Definire il problema
- Chiarire l’ambito e la portata del problema
- Ottenere informazioni e risolvere le ambiguità
- Identificare le associazioni e le relazioni tra informazioni
- Svolgere l’analisi delle cause
- Individuare alcune ipotesi di soluzione
- Scegliere una soluzione
- Definire un piano d’azione
- Attribuire le responsabilità per attuare il piano d’azione
La soluzione dei problemi non è quindi il prodotto di una magia. Si tratta di un processo analitico in cui i problemi vengono strutturati, quantificati e analizzati per identificarne le cause e far emergere una soluzione praticabile.
