7 strategie per migliorare la produttività del team

Mentre viviamo e lavoriamo in una pandemia globale con tutte le sue incertezze, è fin troppo facile ritrovarsi stressati di fronte alle nostre liste di cose da fare. Dai membri del team ai project manager, il tema generale discusso in questi giorni sembra essere come non lasciarsi travolgere. Sappiamo che lo stress e l’ansia sono due delle maggiori minacce alla produttività sul posto di lavoro e in questo momento molti di noi stanno vivendo entrambe le cose.

L’ambiente di lavoro di oggi è impegnativo. Come possiamo rimanere produttivi quando la lista delle cose da fare continua ad accumularsi? Come possiamo mantenere motivati ​​i membri del nostro team quando il futuro sembra così incerto? Dato che lavoriamo spesso in smartworking nei nostri uffici domestici, molto probabilmente a capo di team virtuali, la vita non è poi così facile in questo momento.

Tuttavia, per non perdere tutte le speranze di mantenere un buon livello di produttività è possibile adottare alcune strategie per migliorare la produttività del team.

1 – Richiedere un feedback

I migliori leader sono quelli che chiedono feedback ai membri del loro team e ascoltano attentamente le valutazioni dei propri collaboratori.

Ascoltare le persone che lavorano per noi è un modo importante per scoprire cosa funziona e cosa non funziona.. È uno dei modi più semplici per sapere come stanno andando le cose e quali miglioramenti possono essere apportati.

Il feedback deve essere richiesto a intervalli regolari. Ad esempio, durante l’onboarding di nuovi membri del team, oppure quando si percepisce un calo di interesse del team o dopo che è stata rispettata una scadenza.

E’ importante ascoltare il feedback e implementare i cambiamenti che hanno senso per migliorare la produttività. Un team che si sente rispettato e ascoltato dal proprio leader è in genere più motivato a lavorare sodo e rispettare le scadenze.

2 – Esaminare il livello attuale di produttività del team

Cosa sta funzionando? Cosa non funziona? E’ utile chiedere ai membri del team quali suggerimenti hanno o utilizzano per la produttività personale cercando di coinvolgere tutti nella conversazione. Ciò può essere particolarmente utile se è evidente che la “nave” non navighi in buone acque.

Ad esempio, se un progetto è in ritardo o alcuni membri del team sono meno produttivi del normale, è tempo di scoprire perché e quindi cercare soluzioni. La persona responsabile dell’ordinazione dei materiali di consumo li ordina con sufficiente anticipo? Vengono assegnati compiti a persone che potrebbero non essere le più adatte per il lavoro? Il team ha bisogno di una riunione informale in cui poter discutere come procedere?

3 – Fissare i tempi

Che ci si trovi all’inizio di un lavoro o nel bel mezzo, le scadenze sono una priorità. È importante che tutti sappiano quali sono i compiti che devono essere svolti e le tempistiche associate. Occorre quindi definire un elenco di attività e un piano di lavoro condivisi e accessibili a tutti i membri del team.

Tutti devono sapere quando si avvicinano le scadenze del progetto e quando le attività individuali dovrebbero essere completate per consentire di avviare le attività successive.

La trasparenza aiuta a rispettare le scadenze e a capire come ciascuna attività è collegata alle altre anche in termini di responsabilità individuale.

4 – Migliorare il morale

Essere un buon manager non significa solo distribuire il lavoro e avviarlo. La gestione del lavoro implica il collegamento con i membri del team e l’ascolto di come stanno procedendo.

Se un membro del team ritiene che il proprio contributo non sia sufficientemente apprezzato, probabilmente non sarà così motivato a continuare a essere produttivo.

Viceversa, il riconoscimento pubblico dei risultati raggiunti può fare miracoli. Può anche ispirare gli altri membri del team a fare e / o continuare a fare del loro meglio. Ciò promuove una sana cultura del lavoro, che a sua volta aumenta la produttività del team.

In tal senso, può essere utile promuovere incontri periodici, anche conviviali, in cui fare il punto della situazione e riconoscere i progressi fatti.

5 – Analizzare i punti di forza e debolezza del team

Fa parte del ruolo di un leader scoprire e apprezzare i talenti dei membri del team e considerare questi punti di forza (e di debolezza) quando vengono assegnati i compiti. Conoscere le capacità dei singoli membri del team è fondamentale per garantire la produttività del team.

È responsabilità del leader aiutare i membri del suo team a sentirsi “visti” e apprezzati per quello che sanno fare. Riconoscere i loro talenti e i loro sforzi li aiuta a vedere che stanno facendo il miglior uso delle loro competenze, talenti e know-how. In questo modo è più probabile che si sentano motivati ​​a essere produttivi.

6 – Applicare il timeboxing

Il timeboxing è una tecnica che prevede la pianificazione di un’attività e l’assegnazione di un periodo di tempo designato a tale attività e quindi la concentrazione solo su quell’attività (e nient’altro!) durante il tempo assegnato . Questo è un ottimo strumento da utilizzare per pianificare in modo efficace il lavoro durante la giornata lavorativa.

Ciò comporta di stabilire le priorità delle attività (cosa fare prima e cosa fare dopo) per rispettare le scadenze.

Mettere il proprio piano di lavoro su un calendario / programma condiviso può fare molto per aumentare la produttività del team. Altri membri del team possono essere ispirati ad adottare la stessa strategia. Questa modalità consente inoltre di ricordare molto bene in tempi successivi quando si è lavorato ad una determinata attività e per quanto tempo.

7 – Adottare una comunicazione aperta

Lavorare a un progetto può essere stressante, frenetico e impegnativo, e un po ‘di motivazione può fare molto per aiutare a superare le situazioni difficili. La motivazione individuale e di squadra è uno dei fattori principali che influenzano la produttività.

Pertanto, il team leader deve essere chiaro, aperto e disponibile (soprattutto quando si lavora in smartworking) ascoltando veramente i membri del team quando presentano preoccupazioni e idee.

Comunicando liberamente, serenamente e frequentemente con il team, ne verranno migliorati il morale e la motivazione.