Fattori critici di successo dei progetti Six Sigma
Chiunque abbia implementato Six Sigma, o abbia pensato di implementare Six Sigma, ha familiarità con i principali ostacoli che si frappongono: mancanza di supporto da parte del top management, mancanza di dati, tempo di ciclo del progetto più lungo del previsto, scarsa disponibilità di risorse qualificate e carenze nell’impostazione/pianificazione dei progetti.
Per affrontare in anticipo questi problemi comuni e attenuare il rischio di insuccesso, i leader dell’implementazione di Six Sigma dovrebbero avere ben chiari:
◈ I fattori critici di successo di Six Sigma
◈ I criteri di idoneità di un’organizzazione per Six Sigma
Fattori critici di successo
Ciò che può favorire il successo di un progetto Six Sigma è riconducibile a:
- disponibilità di risorse qualificate (“white belts”, “yellow belts”, “green belts”, “black belts” and “master black belts”);
- progetti accuratamente pianificati;
- supporto “attivo” da parte del management e dei responsabili di processo (process owner);
- disponibilità di dati qualificati riguardanti i processi da migliorare;
- formazione del personale coinvolto nei progetti Six Sigma sui metodi e sulle metriche da applicare.
Data l’elevato impatto aziendale dei progetti Six Sigma, è importante che le risorse più qualificate siano coinvolte al 100% nei progetti in questione e non siano distratte da altre incombenze.
Inoltre, tutti i soggetti coinvolti devono essere formati all’applicazione della metodologia DMAIC che costituisce la base di ogni iniziativa di questo tipo.
Selezione dei giusti progetti
Il processo inizia definendo e implementando una strategia basata su una pipeline di progetto, seguita da diversi workshop di selezione dei progetti.
Una pipeline di progetto identifica i progetti che agiscono sui processi fondamentali per i clienti (CTC – Critical To Customer) o critici per la qualità (CTQ – Critical To Quality).
I progetti CTC hanno la priorità maggiore e richiedono spesso un data mining o una mappatura dei processi. L’obiettivo è la riduzione del tempo di ciclo dei processi corrispondenti.
La selezione dei progetti è un processo senza fine in Six Sigma e tutti i membri dell’azienda dovrebbero essere incoraggiati a suggerire idee di progetto.
Criteri di idoneità di un’organizzazione per Six Sigma
Idoneità culturale: è necessaria una valutazione che può variare da una semplice osservazione a un sondaggio formale condotto con la collaborazione di tutti i dipendenti.
L’obiettivo della valutazione è identificare se il cambiamento sarà accettato all’interno dell’organizzazione. E se sì, a quale velocità può essere implementato.
Questa valutazione richiede di rispondere alle seguenti domande:
◈ In che modo gli alti dirigenti rendono disponibili le informazioni importanti in tutta l’organizzazione?
◈ Come vengono prese le decisioni importanti?
◈ Chi prende le decisioni?
◈ Quanto velocemente sono implementate le decisioni?
◈ In che modo l’organizzazione riconosce successi e insuccessi?
◈ In che modo l’organizzazione gestisce i fallimenti?
◈ Le persone comprendono la missione, la visione e la strategia dell’azienda nel suo insieme?
◈ Il personale è consapevole delle problematiche relative ai clienti, alle entrate e alle spese operative dell’azienda
◈ In che modo l’azienda stabilisce i propri obiettivi e quelli di ciascun reparto e business unit?
◈ Quanto sono chiari e misurabili questi obiettivi?
Idoneità operativa: è necessaria una valutazione del livello di maturità dei processi, dei sistemi di misurazione e di disponibilità delle informazioni chiave in un’organizzazione.
Le domande cui occorre rispondere sono:
◈ In che modo e con quale frequenza l’organizzazione raccoglie informazioni strutturate sulla propria operatività e misura il successo?
◈ L’organizzazione ha alcune metriche che tutti i dipendenti comprendono e utilizzano?
◈ Le decisioni sono basate su dati o ipotesi?
◈ Chi sono gli owner dei processi critici?
◈ Chi possiede i dati?
◈ Dove sono custoditi i dati?
◈ I dati sono memorizzati su fogli di calcolo sui pc dei dipendenti o in un data warehouse?
◈ I dati sono stati convalidati?
◈ Le relazioni dell’azienda sono scritte secondo format e template standard oppure in forma libera?
◈ Esistono mappe aggiornate dei processi più critici?
◈ I dirigenti sanno cos’è una mappa di processo?
Infine, un altro elemento chiave del successo nell’implementazione che deve essere attentamente valutato è il tempo disponibile per conseguire i primi risultati.
Prima di partire è bene pianificare i passaggi necessari individuando le risorse da coinvolgere, le necessità di formazione, i principali deliverable attesi, i criteri di monitoraggio e controllo, le metriche usate per misurare le variabili chiave.
