piano di gestione dei processi
Una efficace gestione dei processi di business (BPM) sta diventando per le organizzazioni un’importante competenza per il successo.

Le aziende utilizzano il BPM per ottimizzare le proprie modalità operative ed i controlli interni.

A tal fine utilizzano metodologie sempre più sofisticate integrate da tecnologie disponibili anche attraverso servizi di cloud computing.

In questo percorso di miglioramento organizzativo possono nascere difficoltà di integrazione e resistenze interne alle organizzazioni. Ma i benefici che se ne ricavano in termini di ritorno sugli investimenti (ROI) consentono di superare ampiamente tali sfide

L’importante è procedere in modo strutturato e organizzato lasciando poco spazio all’improvvisazione. Per questo motivo può essere utile predisporre un piano di gestione dei processi.

Il BPM si basa su un flusso costante di informazioni che devono essere accuratamente analizzate per comprendere come intervenire migliorando i processi organizzativi attraverso progetti e programmi che vanno ad incidere sulle variabili chiave dalla gestione.

Tali iniziative si concentrano sull’ottenimento di risparmi e di una maggiore efficienza complessiva.

Ma può essere difficile ottenere questi risultati senza una consapevolezza delle sfide che tutto questo comporta.

I problemi che si possono presentare dipendono da:

  • un elevato investimento iniziale in strumenti e risorse per il BPM;
  • difficoltà di integrazione con i sistemi esistenti;
  • rischi di ridondanza delle informazioni con i sistemi di business intelligence;
  • difficoltà nel determinare il ROI (diretto e indiretto);
  • necessità di dover attendere il tempo necessario perché si manifestino i primi risultati;
  • necessità di un impegno da parte di tutto il management nel sostenere il percorso di cambiamento organizzativo soprattutto nelle fasi più delicate, quando le resistenze sono più forti.

Per questi motivi è opportuno definire preliminarmente un piano di gestione dei processi.

Come costruire il piano di gestione dei processi organizzativi

Non si può migliorare ciò che non si capisce o di cui non si ha una conoscenza approfondita.

Pertanto, come primo passaggio è necessari procedere a una mappatura dei processi. Questo consentirà di rappresentare i processi e le variabili che li condizionano.

Successivamente i processi andranno analizzati per individuare i possibili “colli di bottiglia” e tutto ciò che produce inefficienze interne. L’analisi dei flussi di lavoro consentirà inoltre di distribuire meglio i controlli e le responsabilità per ciascuna fase di lavoro.

Dall’analisi dei processi scaturirà un insieme di aree di miglioramento e di interventi necessari per ottenere i miglioramenti desiderati.

Occorre a questo punto organizzare tali interventi all’interno di un piano organico che contenga al suo interno:

  • i percorsi logici da attuare per raggiungere gli obiettivi di miglioramento;
  • i criteri di allocazione delle risorse in modo che i vari interventi risultino fattibili;
  • la schedulazione complessiva;
  • il budget associato;
  • le responsabilità di gestione del piano e quelle di realizzazione degli interventi proposti;
  • gli interventi di accompagnamento per favorire il coinvolgimento dei vari ruoli e l’abbattimento delle resistenze interne.

Infine il piano di gestione dei processi deve contenere una chiara indicazione di come misurare i risultati ottenuti e quindi dovrà definire:

  • come verrà calcolato il ROI del progetto di miglioramento organizzativo;
  • le metriche utilizzate;
  • il sistema di reporting;
  • le modalità per gestire le modifiche a quanto inizialmente previsto (per evitare una proliferazione indiscriminata delle varianti).

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