Mappatura dei flussi di lavoro
Un processo non sufficientemente analizzato produce spesso ritardi, necessità di rilavorazioni, colli di bottiglia e gap disfunzionali.
Una mappa dei flussi di lavoro che non si basa su standard di eccellenza rende difficile individuare e rimuovere le inefficienze a causa di illogicità e lacune.
Alla base di una corretta modellazione c’è l’esigenza di rendere i processi flessibili ed in grado di gestire variazioni rispetto allo standard in modo da evitare che un’eccessiva rigidità ne penalizzi la performance e crei problemi alle risorse coinvolte.
La mappatura dei flussi di lavoro non richiede chissà quali speciali conoscenze di programmazione.
Esistono già numerosi strumenti software con cui è possibile pianificare e simulare i flussi di lavoro con notevole efficienza, riducendo i costi ed i tempi di lavorazione e migliorando di conseguenza i risultati aziendali.
Molte organizzazioni si basano su questi strumenti per l’ottimizzazione dei propri processi interni ed è quindi importante comprendere quali sono i punti di attenzione per un loro utilizzo efficace.
Iniziare sempre con un brainstorming
Anche se si ritiene di conoscere bene i propri processi di lavoro, è sempre bene richiedere un confronto con le persone che li gestiscono o vi partecipano prima di procedere ad una mappatura dei flussi di lavoro.
I partecipanti alla sessione di brainstorming dovrebbero fornire una serie di risposte specifiche sui punti di snodo di ciascun flusso e sulle decisioni che ne condizionano lo sviluppo.
Occorre tracciare in questo modo l’intero processo senza trascurare alcun passaggio e facendosi guidare dagli addetti ai lavori.
Questo modo di operare consente di acquisire direttamente dalle persone suggerimenti ed indicazioni sui possibili miglioramenti da introdurre. Se recepite, queste indicazioni potranno favorire il consenso interno sulle modifiche da apportare.
Verificare i risultati del brainstorming
Una volta che è stata prodotta una mappatura dei flussi di lavoro, è opportuno ritornare sui propri passi e metterla alla prova.
Le attività possono essere svolte meglio in un ordine diverso? Alcune fasi di lavoro possono essere automatizzate? E’ possibile soddisfare un requisito di conformità producendo un rapporto ad un certo punto del flusso di lavoro?
Nel rispondere a questi quesiti occorre cercare i passaggi inutili o ridondanti, e valutare onestamente se gli attuali responsabili hanno la capacità di gestire le attività loro assegnate.
Si può anche decidere di non intervenire necessariamente su tutte le inefficienze ma il fatto di conoscerle è comunque salutare per un’analisi corretta.
Definire e descrivere i parallelismi
Non tutti i passaggi descritti nella mappatura dei flussi di lavoro devono avvenire in modo sequenziale. Alcuni possono essere svolti in parallelo.
Se si dispone di una mappa complessa, vale la pena analizzarla per verificare se alcune fasi del processo possono essere svolte in parallelo piuttosto che in sequenza.
Spesso, quando è già stato fatto un lavoro di ottimizzazione, l’unico modo per migliorare ulteriormente un processo è verificare se è possibile strutturarlo in fasi svolte in parallelo.
Gli strumenti software che possono esser utilizzati per costruire la mappa sono in grado di svolgere alcune simulazioni per verificarne la fattibilità.
Definire chiaramente i ruoli e le responsabilità
Un’efficace mappatura dei flussi di lavoro non può prescindere dal definire e chiarire i ruoli in ogni passaggio del processo.
Ogni persona coinvolta in un processo di lavoro deve sapere cosa fare e ciò di cui è responsabile. Deve essere consapevole dei margini di flessibilità ma anche degli effetti problematici causati da eventuali deviazioni o non conformità.
Pertanto la descrizione del ruolo di ciascuno nello svolgimento di un processo è fondamentale per determinare un clima di certezza organizzativa e non lasciare spazio a difformità di comportamento.
