La gestione di un portafoglio progetti all’interno di un’organizzazione richiede di esaminare molte richieste di avvio progetto.
Questa attività di demand management richiede di acquisire sufficienti informazioni per supportare una valutazione accurata.
La presentazione delle informazioni dovrebbe essere a cura di chi formula la richiesta e dovrebbe rispettare determinati standard. Ma in molte organizzazioni che non adottano un sistema strutturato per la gestione del portafoglio progetti può risultare difficile ottenere queste informazioni.
Prima di tutto occorre fare differenza tra progetti interni e progetti rivolti al mercato.
I progetti interni devono riflettere la natura dell’organizzazione e contribuire ai suoi obiettivi strategici, mentre i progetti rivolti al mercato nascono da un’opportunità commerciale o dalla necessità di fornire nuovi prodotti e servizi per la propria clientela di riferimento.
In entrambi i casi ciò che dovrebbe essere considerato è il valore generato e la sostenibilità del progetto stesso da un punto di vista temporale e dei fondi richiesti.
Da questo punto di vista è importante considerare le diverse metriche per definire il valore di un progetto.
Una volta raccolte le informazioni occorre predisporre una analisi costi/benefici del progetto.
Il nucleo centrale di tale analisi sarà rappresentato dal business case che dovrà prendere in considerazione i prodotti del progetto valutandone il ROI nelle diverse condizioni di utilizzo.
Pertanto la valutazione della proposta per avviare un progetto dipende anche molto da come il progetto viene presentato e da quelli che possono essere i punti di forza dell’organizzazione nel portare avanti l’iniziativa ma anche dei punti di debolezza che può dovere affrontare.
Da questo punto di vista può essere utile svolgere una analisi SWOT per far emergere le leve su cui agire e le criticità da affrontare.
La valutazione della proposta di un progetto da avviare richiede quindi determinate competenze che riguardano:
- la conoscenza del business in cui l’azienda opera;
- gli impatti organizzativi sugli altri progetti che l’azienda ha deciso di avviare;
- le prassi interne di project management;
- i vincoli sull’utilizzo delle risorse disponibili;
- i fattori critici di successo per attribuire un livello di priorità ad ogni progetto;
- le modalità di project financing.