Tutti coloro che sono coinvolti nella gestione dei progetti sono consapevoli che queste iniziative sono soggette a diversi tipi di incertezze sebbene ce ne siano alcune che compaiono in ogni progetto a causa della loro natura. La legge di Parkinson è un esempio.
Ogni progetto è sensibile ad essa perché questo fenomeno ha origine dal comportamento umano e i progetti sono eseguiti da persone.
Il fenomeno della legge di Parkinson deriva dall’articolo pubblicato sull’Economist nel 1955 da Cyril Northcote Parkinson. In realtà l’idea principale di questa legge sta nella prima frase del saggio: “il lavoro si espande in modo da riempire il tempo disponibile per il suo completamento “.
Di norma, questo fenomeno sorge quando viene assegnato troppo tempo per il completamento di un’attività.
Spesso le stime del tempo sono esagerate per coprire la Legge di Murphy (se qualcosa può andare storto, andrà storto). Ma quando ciò accade per ogni attività di un progetto e le attività sono centinaia o addirittura migliaia, allora l’effetto cumulato in termini di sovra-stima si propaga su tutto il progetto allungando il percorso critico e il completamento dei lavori.
La legge di Parkinson, portando ad un aumento del lavoro da svolgere, ha poi un impatto anche in termini di costo del lavoro.
Infatti, una volta che il carico di lavoro è stato assegnato, le risorse tenderanno ad utilizzare tutto il tempo loro assegnato senza possibilità di anticipi.
Le risorse cercano infatti di evitare di metterci meno tempo altrimenti la volta successiva gli verrà richiesto.
Oltre tutto un’attività può essere ritardata da diversi tipi di interruzioni: riunioni, chiamate, attività improvvise, ecc.
Inoltre, quando si ha poco tempo, ci si concentra sul nocciolo del da farsi mentre se si ha più tempo si presta più attenzione ai dettagli che richiedono un impegno maggiore.
Come limitare gli effetti della legge di Parkinson
L’impostazione della durata ottimale delle attività è una raccomandazione comune nella gestione di un progetto.
Stimare la durata di un’attività è un processo piuttosto difficile perché dipende da molti fattori, ad esempio se si tratta di un nuovo tipo di attività o di quello che i membri del team hanno svolto molte volte volte precedentemente, se verrà eseguito da un dipendente altamente qualificato o quello senza esperienza necessaria, ecc.
Quindi, quando si assegna una durata all’attività, si devono prendere in considerazione tutte le informazioni necessarie.
Invece è molto più semplice stimare la quantità di lavoro (in ore/uomo) necessaria per completare un’attività piuttosto che stimarne la durata. Può essere valutata attraverso l’esame di dati di progetti analoghi svolti in precedenza, oppure tramite stima a 3 punti.
Dalla quantità di lavoro si può poi passare alla durata ripartendo le ore/uomo sulle risorse effettivamente disponibili.
Un altro modo molto efficace di contenere gli effetti della legge di Parkinson consiste nell’utilizzare per la gestione di un progetto l’approccio della Critical Chain.
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