Sindrome dello studente

L’espressione “Sindrome dello Studente” è stata utilizzata per la prima volta da Eliyahu M. Goldratt quando ha formulato l’approccio delle Catena Critica.

Goldratt ha tracciato un parallelo tra alcuni studenti che rimandano le loro attività di apprendimento fino a ridursi a ridosso dell’esame e i membri di un team di progetto che fanno lo stesso per quanto riguarda le attività del progetto perché pensano di avere abbastanza tempo per fare tutto.

In questo modo finiscono per fare tutto in fretta e male per non superare le scadenze fissate.

Nella sindrome dello studente il lavoro procede come nella figura sottostante dove appunto l’effettivo avvio del lavoro viene ritardato rispetto alla data assegnata con il rischio di produrre addirittura un ritardo rispetto alla data di consegna concordata.

Inoltre, se si chiede ai membri del team di stimare la durata del lavoro che devono svolgere, essi tenderanno a sovrastimarla in modo da proteggersi da eventuali rischi che potrebbero sopraggiungere.

Poi una volta concordato un tempo per completare il lavoro. questo verrà comunque impiegato tutto anche se si dovessero liberare degli spazi. In questi ultimi verranno invece svolte altre attività non programmate.

Un modo per contenere la tendenza a sovrastimare i tempi può essere quello di applicare la stima a 3 punti.

Fattori che possono determinare la Sindrome dello Studente

1. Priorità poco chiare. Quando ogni membro del team ha molte attività da completare e non ha priorità chiare, le sceglie semplicemente in base a una visione personale. E se non ha idea di quale compito abbia attualmente la massima priorità nel progetto, probabilmente lo rimanderà. Un tale approccio è devastante per l’intero progetto perché non è possibile eseguire il lavoro in base a valutazioni soggettive. Ogni progetto deve consistere in una catena di attività correlate con priorità rigorose. Quindi occorre rendere le persone consapevoli dell’urgenza e dell’importanza delle attività che sono chiamate a svolgere.
2. Pigrizia. Essere pigri e preferire riposare invece di lavorare fa parte della natura umana. D’altra parte, questa è un’abitudine, non un comportamento innato. Può essere provocato per una serie di motivi . Alcune persone si sentono pigre per iniziare il loro lavoro solo perché lo considerano troppo difficile o noioso. Può anche essere il risultato dell’assenza di motivazione. Altri possono procrastinare perché pensano di non riuscire. I fattori variano.
3. Sovraccarico e Multitasking. Un carico di lavoro troppo elevato si traduce spesso in multitasking che può influire negativamente sull’efficienza. A volte ciò può accadere quando una persona ha molti compiti e dedica il proprio tempo e sforzi a quelli con priorità basse senza accorgersene. Quando un membro del team è confuso, semplicemente non ha chiaro da dove iniziare e come dare priorità ai vari compiti che deve svolgere. Anche in questo caso definire delle priorità chiare è di estrema importanza.
4. Ambiguità e incertezza. L’incertezza è un altro aspetto comune nel project management che può avere un grande impatto sulle date di consegna. Accettare che le date di consegna siano considerate aleatorie può comportare la procrastinazione dei membri del team. Per evitare che ciò accada è necessario che il responsabile di progetto dedichi tempo a concordare le tempistiche, faccia le sue valutazioni e produca una schedulazione rigorosa.
5. Difficoltà dei compiti. Se la complessità di un’attività non è in linea con la competenza di un componente del team c’è il rischio che la persona non abbia consapevolezza del tempo che gli necessita. Inoltre ad una persona non piace davvero complicarsi la vita e tenderà a svolgere prima compiti più semplici rimandando quelli complessi. In questo caso è importante verificare la composizione del team e le necessarie competenze prima di avviare i lavori. In tal senso, può essere utile fare in modo che alcune persone vengano adeguatamente formate prima che il progetto abbia inizio.

In generale, se le tendenze sopra illustrate sono piuttosto diffuse nella propria organizzazione, può essere utile applicare il metodo della Critical Chain che nasce proprio non l’obiettivo di minimizzare l’impatto di tali fattori.

Inoltre, per evitare l’insorgere della Sindrome dello Studente, è necessario che il responsabile di progetto segua molto da vicino le fasi iniziali dei lavori proprio per motivare le persone ad attivarsi quando richiesto e determinare in questo modo l’abitudine ad operare correttamente.