Per tolleranze si intendono i margini entro cui viene ritenuta accettabile la performance di un progetto in termini di rispetto dei tempi, dei costi, della qualità.
Un responsabile di progetto deve poter intervenire tempestivamente a fronte di andamenti anomali dei lavori e per questo necessita di margini di autonomia decisionale.
Ma lo sponsor è in definitiva il ruolo manageriale che ha la responsabilità delle decisioni finali in merito alla spesa e ai tempi quando entrambi rischiano di andare oltre i vincoli concordati con la committenza.
Il rapporto tra lo sponsor del progetto e il project manager è per sua natura delicato.
Quindi, come bilanciare la necessità di apportare piccoli cambiamenti quasi ogni giorno con la necessità di mantenere aggiornato lo sponsor del progetto perché possa intervenire nelle situazioni più critiche?
E’ a questo punto che diventa opportuno fissare i limiti di tolleranza entro cui il responsabile di progetto può muoversi e decidere in autonomia.
Le tolleranze di progetto vengono concordate insieme tra sponsor e project manager per ciascuna delle variabili chiave che determinano la performance del progetto.
Questo modo di impostare il grado di autonomia del responsabile di progetto evita l’insorgere di conflitti di competenza e regola su basi oggettive il rapporto tra project manager e sponsor favorendo una comunicazione basata su fattori razionali.
Come impostare le tolleranze di progetto
Occorre discutere insieme con lo sponsor quali sono i vincoli che devono essere rispettati dal progetto. Per questo motivo è importante che in fase di avvio del progetto lo sponsor predisponga un project charter in cui tali vincoli siano esplicitati e legati alle aspettative dichiarate dalla committenza.
Una volta chiariti i vincoli, è necessario precisare le tolleranze in termini di:
- Tempi. Può essere definito un range (ad es. +/- 10%) entro il quale il project manager può intervenire autonomamente senza richiedere particolari autorizzazioni.
- Costi. Come per i tempi, anche in questo caso può essere concordato un margine entro cui il responsabile di progetto può decidere (ad es. anche in questo caso del +/- 10%).
- Rischi. A tal fine è opportuno definire un accantonamento (riserva di contingency) che il project manager può gestire in autonomia per gestire i rischi prevedibili che deve aver contribuito a valutare. Per i rischi non valutati può essere allocata una riserva di management sul cui utilizzo deve invece essere richiesta l’autorizzazione dello sponsor.
- Qualità. Le tolleranze riferite alla qualità dei prodotti rilasciati dal progetto sono spesso il riflesso di accordi contrattuali definiti con la committenza. In questo caso è importante che il project manager imposti dei limiti di controllo ancora più restrittivi in modo da avere un margine di intervento prima che i prodotti vengano rifiutati dalla committenza. A tal fine devono essere definite delle carte di controllo.
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