Formazione gestione progetti

formazione gestione progettiNell’applicazione della disciplina del project management occorre definire e sviluppare le competenze necessarie per gestire i progetti, gli standard operativi ed il flusso di informazioni dalle persone più esperte a quelle con minore esperienza.

Per formazione gestione progetti si intende il trasferimento ai team di progetto del know-how, delle competenze e delle best practices sviluppate nel tempo da una determinata organizzazione.

In tutto questo il Project Management Office (PMO) gioca un ruolo decisivo in quanto deve fornire le linee guida per impostare tutta l’attività formativa.

In questo contesto la strutturazione degli standard metodologici favorisce la didattica e l’applicazione nelle attività quotidiane.

Addestramento e lavoro sul campo debbono quindi alternarsi e sostenersi reciprocamente privilegiando:

  • training on the job basato sull’esperienza e sulle lesson learned maturate nei progetti (70%);
  • feedback e valutazioni derivanti dall’osservazione di come viene svolto il lavoro e di come vengono espletati i ruoli durante lo svolgimento di attività e progetti (10%);
  • attività di training in aula ed elearning (20%).

Inoltre i percorsi di formazione gestione progetti devono differenziarsi in base al livello di esperienza individuale ed accompagnare l’evoluzione professionale del personale coinvolto nei progetti.

Pertanto le linee guida che occorre definire devono indicare le modalità per trasferire alle persone:

  • framework metodologico;
  • best practices interne;
  • ruoli all’interno dei progetti;
  • comportamenti attesi.

Formazione gestione progetti e ruolo del PMO

Spesso il PMO fallisce nella definizione delle linee guida perché sopravvaluta le capacità presenti nell’organizzazione di utilizzare efficacemente metodi e standard dando per scontata la comprensione diffusa dell’importanza di utilizzare approcci strutturati e la disponibilità delle persone a farsi carico delle attività conseguenti.

Invece la creazione di tale mentalità è proprio uno degli obiettivi dell’attività formativa e non può essere considerata un prerequisito.

Quante volte si vedono circolare documenti senza che ne siano state spiegate le finalità, le motivazioni, le modalità di utilizzo?

Ed è difficile coinvolgere lo staff di un progetto nella descrizione minuziosa di un deliverable, delle modalità per produrlo e dei criteri con cui gestirne la configurazione in corso d’opera.

L’apprendimento di tecniche e metodologie attraverso programmi di formazione gestione progetti consente di aumentare il coinvolgimento del personale soprattutto se accompagnato da azioni di rinforzo da parte dei project manager affinché gli standard vengano applicati e rispettati.

Il trasferimento dell’esperienza e delle lessons learned nei progetti è un’altra modalità con cui il PMO può favorire la creazione di conoscenze comuni e condivise.

Perché ciò avvenga, è importante che ogni progetto produca una rendicontazione dettagliata degli elementi di novità acquisiti rispetto ad altri progetti analoghi e delle modalità con cui sono stati risolti i problemi o sono state colte specifiche opportunità.

La trasmissione di queste informazioni alle persone può consentire di non ripetere in futuro gli stessi errori e di fare tesoro dell’esperienza.

Inoltre il PMO, per assicurare che i project manager abbiano i requisiti necessari, deve favorire la certificazione delle competenze (PMP® o CAPM®).

Naturalmente il PMO nel promuovere i programmi di formazione gestione progetti deve coinvolgere il management, ma resta centrale nella costruzione delle capacità e competenze di un’organizzazione in materia di project management.