In molti documenti tecnici un programma presenta spesso un ciclo di vita che è rappresentato come una semplice trasposizione della prospettiva di un progetto su una dimensione di più vasta scala come quella appunto di un programma.
Sebbene sia chiaro che l’obiettivo generale di un programma sia quello di produrre benefits consistenti per un’organizzazione, spesso ci si limita a considerare un programma come una semplice gestione multiprogetto e quindi con un ciclo di vita assimilabile all’insieme dei progetti componenti.
Invece, come del resto è ben dettagliato nello Standard for Program Management del Project Management Institute, un programma deve essere considerato come un’iniziativa di forte incidenza sulla strategia di business di un’organizzazione.
In sostanza una strategia si articola in una serie di programmi di ampio respiro, ognuno dei quali produce come contributo una serie di benefits. Il Program Management è pertanto il legame tra strategia e valore creato dalla realizzazione degli obiettivi strategici.
In tal senso un programma si può articolare nei seguenti cinque stadi:
- Formulazione: consiste nella definizione di benefici attesi del programma attraverso una analisi degli stakeholder e l’accordo sulle finalità e gli obiettivi del programma, che può includere un modello funzionale. Questo processo è iterativo.
- Organizzazione/Preparazione: consiste nello sviluppo dettagliato del business case del programma ed il disegno tecnico, nonché le procedure operative e le strutture. Questo processo è iterativo insieme con la formulazione.
- Implementazione e Diffusione: consiste nella fornitura dei benefits previsti attraverso i deliverables dei singoli progetti componenti il programma. E’ un processo ciclico.
- Valutazione: consiste nella verifica dei benefits prodotti e di una eventuale evidenziazione dei gap rispetto agli obiettivi attesi. Anche questo è un processo ciclico.
- Chiusura: consiste nella verifica dell’effettivo completamento delle attività, di un’analisi dei benefits conseguiti, e di predisposizione dell’infrastruttura per la misurazione dei benefits di lungo periodo da effettuarsi quindi dopo la chiusura del programma stesso.
È importante sottolineare che la formulazione del programma viene svolta a livello strategico e coinvolge quindi il vertice aziendale e gli opinion makers interni. L’essenza del lavoro da svolgere è la declinazione della strategia in obiettivi, in ritorni attesi (benefits) ed in iniziative volte a conseguire tali obiettivi e benefits.
La fase di organizzazione coinvolge invece il team del programma, tra cui la squadra di governo, con l’obiettivo di tradurre gli obiettivi aziendali in risultati tangibili del programma. Durante l’implementazione, i progetti sono avviati, pianificati ed eseguiti, vengono intraprese le altre attività di supporto e svolte le revisioni periodiche tra cui l’approvazione dei deliverables previsti.
Infine la valutazione dei benefits è svolta inizialmente a livello di team di programma e poi riportata a livello di management per prendere le decisioni chiave( proseguire, riallineare, sospendere o annullare il programma).
Gli stadi di formulazione, implementazione e diffusione sono fasi cicliche di apprendimento così come la valutazione. Ciò produce continue revisioni e riallineamenti sulla base dei nuovi elementi che via via vengono acquisiti. In questo consiste la natura ciclica di un programma.
Nel caso di programmi di cambiamento e miglioramento organizzativo, i cicli coincidono con periodi di relativa stabilità che consentono ad un’organizzazione di assorbire i cambiamenti introdotti e di adeguare la cultura interna ai nuovi modelli operativi.
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