Come migliorare la credibilità di un piano

Può capitare di presentare un piano e di accorgersi che il team non si sente coinvolto e non condivide i contenuti del piano.

Oppure può capitare di avviare un lavoro e il team non ne rispetta le scadenze.

In sostanza, il piano risulta poco credibile oppure viene presentato in modo incerto e ambiguo.

Il piano può essere anche molto dettagliato e documentato e testimoniare che rispettando i tempi previsti è possibile completare i lavori entro le scadenze concordate con la committenza.

Tuttavia, quando il team inizia a lavorare è chiaro che ciascuno si attiene ai propri tempi e non considera il piano di lavoro.

Ciò pone un problema di autorevolezza del responsabile di progetto e di coinvolgimento del team nella produzione del piano.

A volte la pianificazione viene calata dall’alto ed il team la percepisce come poco realistica senza una condivisione e discussione.

In definitiva tutti fanno quello che possono e il team finisce per lavorare molte ore per completare le attività in tempo, ma le persone iniziano a risentirsi del fatto di non essere state coinvolte nel definire il piano che manca così di credibilità.

Segnali di pericolo

• Il team di progetto si lamenta dei tempi.
• Le attività non vengono completate in tempo, se non del tutto.
• Sono in corso di completamento attività non previste dal piano.
• La squadra viene messa sotto pressione per completare le attività entro le scadenze.
• Tutti lavorano sovraccarichi perché si è perso troppo tempo.
• Il morale della squadra sta calando, insieme alla fiducia nel responsabile di progetto.

Conseguenze

Il progetto finirà in ritardo perché le attività non vengono completate in tempo. Lo sponsor inizierà a dubitare delle capacità del project manager e della possibilità di migliorare la situazione.

A sua volta, il project manager eserciterà sempre maggiori pressioni sul tuo team per accelerare, rischiando di tagliare parti essenziali del progetto e fornire un prodotto di bassa qualità che non è adatto allo scopo.

Il morale nella squadra e la sua disponibilità a lavorare diminuiranno e questo avrà un impatto sulla reputazione del project manager e dell’azienda.

Soluzioni

Non si può pianificare nel vuoto. Alla fine della giornata è il team ad aver svolto il lavoro. Quindi occorre coinvolgere i membri del team nell’elaborazione di cosa deve essere fatto per raggiungere gli obiettivi del progetto e quanto tempo ci vorrà.

Se il piano e il programma di lavoro non hanno il consenso del team, occorre ricominciare da zero e crearne di nuovi, insieme con tutte le persone coinvolte nelle lavorazioni. In sintesi, sono necessari:

• Elenco completo delle attività richieste per completare il progetto.
• Tempistiche dettagliate per lo svolgimento di ciascuna attività

Nel seguito vengono quindi indicati i 3 passaggi necessari per costruire il piano di lavoro coinvolgendo il team.

Come procedere?

1. Documentare tutte le attività. E’ necessario prima di tutto costruire la WBS del progetto per dettgliare tutto ciò che dovrà essere prodotto. Da questa sarà possibile desumere tutte le attività necessarie a produrre quanto richiesto. Ogni attività potrà a sua volta essere articolata in sotto-attività.
2. Comprendere le dipendenze. Significa definire in quale ordine devono essere svolte le attività e quali attività possono essere eseguite in parallelo. Infine possono essere assegnate le date di inizio e di fine di ciascuna attività considerando effort e durata di ciascuna attività.
3. Definire le tempistiche. Significa costruire la schedulazione di progetto contenente il cronoprogramma. In questo modo sarà possibile rivedere insieme con il team l’intera calendarizzazione dei lavori e verificare che sia compatibile con le scadenze concordate con la committenza.