Scadenze di progetto

Qualunque progetto presenta delle scadenze (deadlines).

Sono fissate dall’insieme degli impegni presi e si traducono in importanti momenti di verifica della capacità di delivery dell’organizzazione che è chiamata a gestire il progetto.

Dover consegnare un prodotto, dover passare una importante milestone, dover rispettare i tempi di lavorazione concordati con la committenza, dover eseguire una revisione del progetto insieme con il management, costituiscono tutti esempi di scadenze di progetto.

Quando un progetto matura un ritardo, la soluzione più ovvia è quella di posticiparne la data di completamento. Ma non è sempre così semplice.

Intervengono questioni legate agli accordi presi, alla disponibilità delle risorse, alla compatibilità con altri impegni.

Nel seguito vengono descritti i fattori da pesare prima di decidere come andare avanti di fronte a battute d’arresto.

La relazione con la committenza

Nel caso di progetti sviluppati per un committente esterno occorre verificare gli impatti del mancato rispetto delle scadenze in base alle clausole contrattuali.

In alcuni casi sono previste delle penali e quindi occorre verificarne la compatibilità con le decisioni prese.

E’ quindi necessario definire preliminarmente le motivazioni che hanno portato il progetto a tardare.

Il ritardo è stato determinato dal cliente? Ha richiesto di apportare modifiche? Queste modifiche sono state valutate? E’ stato attivata una procedura per gestire le varianti in corso d’opera?

E’ stata fatta una pianificazione accurata prima di avviare i lavori? Oppure sono state le nostre risorse ad avere problemi nello svolgimento dei lavori?

Mantenere un elevato livello di customer satisfaction è importante per la propria reputazione e per assicurarsi lavori futuri.

Il costo delle azioni correttive

Dover correggere una tendenza in atto comporta sempre un costo. Per i ritardi si tratta di valutare interventi di crashing per svolgere più rapidamente le attività presenti nel percorso critico del progetto.

Spesso questo significa utilizzare risorse aggiuntive o particolarmente qualificate in modo da assicurare il rispetto delle scadenze.

Altrimenti il rischio è di dover sostenere i costi per le penali presenti nel contratto.

L’impatto su altri progetti

Ritardare un progetto può avere un impatto diretto su altri progetti.

I membri del team possono essere programmati per passare a un altro progetto, una volta completato il lavoro a loro delegato.

Posticipare tale data di transizione può determinare una reazione a catena sulla pianificazione di quei progetti cui le risorse sono destinate.

Tutto questo deve essere valutato in termini di ottimizzazione della gestione dell’intero portafoglio progetti.

Non c’è una soluzione magica per gestire un progetto che non riesce a rispettare determinate scadenze.

Tutto quello che si può fare è bilanciare i pro e i contro e decidere il da farsi insieme con il management e coinvolgendo gli stakeholders chiave.