Calendario delle risorse

calendario delle risorseLa gestione di un progetto richiede di allocare le risorse e di programmarne l’utilizzo.

Sebbene i risultati finali vengano consegnati in punti specifici della sequenza temporale del progetto, il completamento in tempo di tali risultati richiede la pianificazione delle risorse attraverso un calendario delle risorse.

Per fare ciò, è importante sapere cos’è un calendario delle risorse, come viene utilizzato nella gestione dei progetti e in che modo il software di gestione dei progetti può aiutare a rendere più efficiente il processo di pianificazione.

Un calendario delle risorse è uno strumento per assicurarsi che ciascun membro del team di progetto sia disponibile a lavorare quando è richiesto.

Mostra chi è disponibile e quando in modo che il project manager possa assegnargli le attività in cui è richiesto il suo contributo.

A questo strumento è opportuno affiancare anche la disponibilità dei profili professionali dei componenti del team di progetto in modo da conoscere capacità e competenze delle persone per poterle utilizzare al meglio nello svolgimento del lavoro.

Meglio ancora se tutte le informazioni riguardanti competenze e livello di impegno sono gestite da un software specifico.

Le tipologie di risorse gestite sono:

  • Componenti del team. Di questi è necessario conoscere il profilo di competenze, il livello di disponibilità per il progetto, quando si devono rendere disponibili, il carico di lavoro giornaliero, le attività in cui saranno coinvolti e quando.
  • Mezzi, materiali, attrezzature e altre risorse tangibili. Di questi è necessario sapere quando saranno disponibili o quando i fornitori saranno in grado di spedirli in modo da assicurare che il team abbia ciò di cui ha bisogno quando ne ha bisogno.

Vantaggi dell’utilizzo di un calendario delle risorse

Il calendario delle risorse è parte integrante della pianificazione delle risorse e del più ampio piano di gestione delle risorse. È sviluppato nel corso della fase di pianificazione di un progetto e stabilisce il modo in cui tutto sarà coordinato per rispettare le scadenze.

Di seguito alcuni vantaggi dell’utilizzo di un calendario delle risorse:

  • Migliore pianificazione delle risorse. Pianificare le risorse è la chiave per rispettare il programma. Il calendario delle risorse consente ai project manager di pianificare in anticipo nei casi in cui tutte le risorse necessarie per completare un’attività sono allineate.
  • Carico di lavoro bilanciato. Come notato sopra, il carico di lavoro del team deve essere bilanciato in modo che le persone lavorino al massimo per essere il più produttive possibile, ma non sovraccaricate in modo che si esauriscano e il morale della squadra vada a rotoli. Un calendario delle risorse consente ai project manager di vedere a colpo d’occhio a chi è assegnato cosa e, se c’è uno squilibrio, possono ridefinire il carico di lavoro.
  • Migliore monitoraggio delle risorse. Le risorse potrebbero essere distribuite tra diversi team, ed è quindi un vantaggio avere un luogo centralizzato per tenere traccia delle risorse di un progetto o di un portafoglio composto da più progetti per una visibilità completa.