Sempre più spesso accade di vedere progetti gestiti con pochissimi requisiti formali.
In nome di una presunta flessibilità ormai viene legittimato un sempre più scarso ricorso a controlli formali e viene privilegiata la rapidità di arrivare alla fase realizzativa a discapito di un’attenta pianificazione del lavoro.
Flessibilità e velocità inizialmente sbandierate come caratteristiche di un modo efficiente di lavorare vengono amaramente ripagate da una minore efficacia e dai maggiori costi sostenuti a fronte delle frequenti modifiche per rifacimenti finalizzati a rincorrere le esigenze della committenza.
La “gestione dinamica” del lavoro finisce così per mostrare il suo vero volto fatto di improvvisazione e approssimazione.
Va bene essere flessibili e adattarsi alle condizioni del mercato, ma nessuna di queste situazioni annulla la necessità di un certo livello di formalizzazione dei requisiti e della loro gestione.
Una metodologia di project management ha già un meccanismo per mantenere le cose flessibili che è costituito dal sistema di gestione delle modifiche che però parte dal presupposto che in fase di pianificazione sia stato dettagliato l’ambito di progetto.
Il rischio di non avere requisiti formali all’interno di un documento descrittivo dell’ambito (scope statement) è che non sono state chiarite le aspettative degli stakeholder.
E’ stato chiesto di consegnare qualcosa, ma non è stato specificato come dovrebbe essere fatto il lavoro.
Tutto ciò è la premessa del fallimento.
Se viene legittimata questa opacità ci si troverà presto di fronte ad un gruppo di lavoro che spinge in direzioni diverse, gli stakeholder chiave insoddisfatti, conflitti infiniti e priorità che cambiano ogni giorno senza alcun controllo. E nessuno in fondo sa spiegare il perché.
Importanza della formalizzazione dei requisiti
- Le modifiche rallentano il progetto. Di per sé una modifica non è necessariamente negativa per un progetto. Può anzi rappresentare un’estensione del lavoro e quindi un’opportunità di business. Ma deve essere chiaro chi paga. Se inizialmente non è stato definito il perimetro di lavoro, c’è il rischio di doversi assumere oneri non previsti a fronte dell’insoddisfazione della committenza. Inoltre un conto è organizzarsi preliminarmente per un certo tipo di lavoro e un conto è dover invece inseguire in corso d’opera richieste estemporanee. Chiaramente nel secondo caso i tempi si allungano e i costi aumentano.
- La formalizzazione dei requisiti porta ad una migliore formulazione del budget. Il management è generalmente piuttosto preoccupato per il denaro e il modo in cui viene speso. Non si può prevedere i costi e gestire il budget se non è chiaro cosa deve essere consegnato. Migliori requisiti equivalgono a un migliore controllo dei costi. Più chiare e stabili sono le aspettative, più è facile determinare un budget realistico.
- La formalizzazione dei requisiti porta ad una schedulazione realistica. Ciò che è vero per il budget è anche vero per la programmazione dei tempi. Non si può pianificare il lavoro se non è chiaro cosa deve essere consegnato. In presenza di requisiti chiari è possibile prenotare le risorse per svolgere il lavoro e fare in modo che tutti sappiano cosa ci si aspetta da loro. In questo modo gli altri project manager sapranno anche quando le persone saranno disponibili per partecipare ad altri progetti.
- L’approvazione dei requisiti favorisce l’impegno del team. Se le persone sanno che la partenza dei lavori è legittimata dall’approvazione di un documento formale che precisa l’ambito del progetto, allora è più facile ottenere il loro coinvolgimento ed è più facile curare con loro i dettagli del lavoro da svolgere. Inoltre il processo stesso di approvazione porta a esplicitare meglio i dettagli e l’allocazione delle responsabilità. Ciò favorisce a tutti i livelli un elevato livello di impegno e accountability.
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