Come fare una gap analysis

Una Gap Analysis (analisi degli scostamenti) è un tipo di valutazione necessaria in tutti quei casi in cui si devono ricercare le motivazioni dietro scostamenti significativi tra alcuni dati o variabili chiave di un progetto.

Ad esempio, può essere applicata durate la fase di analisi dei requisiti di un progetto per evidenziare i requisiti ancora non sufficientemente approfonditi e che non riflettono ancora le aspettative della committenza.

Oppure può essere usata per misurare le prestazioni del progetto in corso d’opera allo scopo di identificare le differenze tra lo stadio di avanzamento raggiunto e quello che era stato pianificato.

In sostanza, fare una Gap Analysis serve a rispondere ai tre quesiti: Dove ci troviamo? Dove vorremmo essere? Come possiamo colmare il divario?

Il confronto costante tra obiettivi e risultati consente di migliorare la qualità e l’efficienza del lavoro, l’effettiva redditività del progetto, e permette di individuare le carenze presenti nell’organizzazione.

Una volta completata l’analisi, è infatti possibile concentrarsi sulle aree identificate al fine di migliorarle.

Nelle organizzazioni più grandi questo tipo di valutazione generalmente rientra nell’ambito di competenza del management, degli analisti di business, dei project manager, dei team di miglioramento dei processi.

Ma con un po’ di pratica e un percorso logico ben definito, chiunque può svolgere questo tipo di valutazione.

La Gap Analysis in 6 passaggi

1. Identificare l’area da analizzare e gli obiettivi da raggiungere. Di solito l’attenzione viene concentrata sulle aree del progetto percepite come critiche oppure di cui vogliamo avere un maggior livello di controllo.
2. Considerare il piano. Per ogni filone di attività da svolgere in un progetto dovrebbe essere stata predisposta una baseline all’interno del piano di progetto.
3. Confrontare lo stato corrente con il piano. Quali sono le cause che hanno contribuito al mancato raggiungimento degli obiettivi di progetto? Ad esempio, il team non è stato sufficientemente addestrato? Ci siamo trovati a corto di personale? I materiali richiesti sono arrivati in ritardo? Un’attività critica si è bloccata determinando un ritardo su tutte le altre lavorazioni?
4. Quantificare lo scostamento. Quanti sono i giorni di ritardo o i maggiori costi accumulati? Ad esempio, ci si aspettava di lavorare per 1.000 ore/uomo, ma ne sono state lavorate solo 800.
5. Individuare le cause dello scostamento. Costituisce il nucleo centrale della Gap Analysis. Nell’esempio precedente c’è uno scostamento del 20%. Dopo aver ricercato le potenziali cause, occorre definire il contributo di ciascuna di esse al divario attraverso un’analisi di Pareto. Nell’esempio fatto, potremmo scoprire che una formazione insufficiente ha causato il 20% dello scostamento, i problemi di personale hanno causato il 30%, la carenza di materiale ha causato il 10% e una logistica inefficiente ha causato il rimanente 50%. Ogni azienda avrà i suoi criteri di classificazione e qualificazione delle possibili cause.
6. Produrre delle raccomandazioni. Una analisi ben fatta deve concludersi fornendo delle raccomandazioni e un piano per colmare gli scostamenti evidenziati. Occorre decidere cosa cambiare e i passaggi necessari. Nel precedente esempio si potrebbe decidere di intervenire sulla logistica che rappresenta il problema con l’impatto maggiore in modo da evitare che si ripresenti anche in progetti futuri.

Vantaggi della Gap Analysis nei progetti

1. Garantire che i requisiti del progetto siano stati soddisfatti
2. Trovare aree di debolezza e carenze da affrontare
3. Scoprire le differenze nella percezione dei fatti rispetto alla realtà
4. Fornire informazioni per supportare il processo decisionale del management.
5. Individuare i punti su cui concentrare l’attenzione e le risorse.
6. Dare una priorità alle azioni correttive da attuare

Punti di difficoltà

Sebbene preziosa, una Gap Analysis pone a volte problemi di implementazione:

• Il successo della valutazione degli scostamenti dipende dalle competenze e dalla determinazione delle persone coinvolte nel processo. Dipende anche dai dati di cui dispongono o che gli sono stati forniti. Nel senso che se i dati non sono affidabili anche l’esito dell’analisi è inaffidabile
• Il processo può evidenziare alcune cause; ma se non si va abbastanza in profondità, le soluzioni proposte non affronteranno la vera causa principale o potrebbero perdere di vista la complessità dietro di esse.
• L’analisi può essere imprecisa, poiché il terreno è in costante mutamento e così anche le informazioni veicolate dai diversi stakeholder (soprattutto nelle grandi organizzazioni o in settori in rapido movimento)