La produttività nel project management dipende molto da una migliore organizzazione del lavoro attraverso l’applicazione di una metodologia per la gestione dei progetti e dalla capacità di integrare l’applicazione di tecniche e strumenti per il task management ed il time management.
In particolare, su quest’ultimo fronte è necessaria molta determinazione da parte sia del responsabile di progetto che del team nell’adottare approcci strutturati che occorre prima di tutto apprendere, poi “metabolizzare” ed applicare in modo sistematico.
Una gestione attenta del proprio tempo non è funzionale solo ad una maggiore produttività nel project management ma è finalizzata a lavorare meglio, con minore stress nei progetti e quindi con un livello di pressione minore sulle scadenze e sui risultati del lavoro.
Essere organizzati richiede molta applicazione e molti vedono in questo un elemento di rigidità. Si tratta di una vera e propria disciplina e per questo motivo c’è bisogno di tempo prima che le persone ne colgano gli aspetti positivi.
Come mantenere la produttività nel project management
Nel seguito vengono proposte alcune linee guida che possono aiutare ad essere maggiormente produttivi:
- Fissare sempre ed in modo chiaro una scadenza per ogni lavoro che deve essere svolto. La deadline di un’attività deve essere chiara e non approssimativa e tutto deve puntare a rispettare la scadenza ed a considerare grave se ciò non accade. Per questo è importante che la deadline sia concordata con chi deve svolgere il lavoro.
- Cercare di programmare il più possibile i compiti quotidiani lasciandosi una finestra temporale giornaliera di almeno un’ora per gestire le questioni impreviste.
- Evitare per quanto possibile le interferenze (es. telefonate, richieste estemporanee ecc.) dirottandone gli impatti, le risposte, le azioni di follow-up nella finestra temporale quotidiana di cui al punto 2. Essere produttivi dipende strettamente dalla focalizzazione sugli obiettivi e dalla capacità di gestire interferenze e distrazioni.
- Non procrastinare. Se una cosa può essere fatta subito è bene farla e non pensarci più.
- Non sostare troppo tempo a controllare e gestire la posta. Basta dedicare un’ora al giorno all’inizio o alla fine dell’attività giornaliera. Il resto deve essere concentrato sullo svolgimento delle attività previste per la giornata.
La produttività nel project management dipende quindi dalla capacità di non farsi influenzare troppo dai fattori che limitano la produttività introducendo le opportune contromisure.