Le leve del cambiamento
E’ importante individuare le leve da utilizzare nel gestire un processo di cambiamento organizzativo.
Impiegare una di queste leve altererà l’ambiente di lavoro in modi specifici e invierà una serie di segnali diversi a coloro che vi operano.
E’ necessario però applicare abbastanza leve in modo che le persone percepiscano che è giunto il momento di adattarsi a una nuova serie di segnali, anzi a ciò che si qualifica come un nuovo ambiente di lavoro.
Nel seguito verranno appunto descritte le principali 8 leve del cambiamento:
- Organizzazione. L’elemento organizzativo riguarda il modo in cui le cose sono strutturate in azienda. Cosa è gestito centralmente e cosa è decentralizzato. Un esempio potrebbe essere la presenza di project manager distribuiti in diversi dipartimenti o un ufficio centrale di Project Management. Se sono divisi, in che modo ciò aiuterà o ostacolerà il cambiamento?
Le organizzazioni possono anche essere suddivise per area geografica o divisione e questo potrebbe avere un impatto sulla capacità di implementare con successo il cambiamento. C’è una forte enfasi sui team interfunzionali oppure la maggior parte delle persone lavora in silos? - Disegno del posto di lavoro. Il disegno del posto di lavoro è il modo in cui il layout dell’ambiente di lavoro influisce sulle persone che vi lavorano.
Spostare le attrezzature o le persone in modo da aumentare l’efficienza e la produttività può essere un modo. Oppure si può valutare se la tecnologia può aiutare a ottenere lo stesso risultato senza spostare fisicamente le persone. - Ridefinire i compiti. Questo può sembrare semplice, ma merita un po’ di attenzione in più. Solo perché le attività o i flussi di lavoro sono sempre esistiti non significa che siano i più efficienti ed efficaci. Fare il punto sulle attività da svolgere e confrontarle con i flussi di lavoro interni può aiutare a vedere se ci sono lacune, colli di bottiglia, sovrapposizioni o anche ridondanze che potrebbero essere ottimizzate.
I compiti sono ragionevoli o possono essere affinati in modi diversi? Mancano dei passaggi? Ci sono persone o flussi di lavoro che sono stati persi? Inoltre, è importante pensare ai flussi di lavoro futuri. Quali compiti saranno necessari nel prossimo futuro? Come cambierà il lavoro delle persone? - Sistema premiante. Non si può parlare di cambiamento senza parlare di come motivare le persone a cambiare il loro comportamento, e le ricompense sono una parte importante di questo. In particolare per premiare la disponibilità a coinvolgersi nel processo di cambiamento.
- Misurare i risultati. La misurazione è una forma di comunicazione. Cosa si vuole misurare e, soprattutto, cosa è assolutamente necessario misurare? Cosa si farà con i dati una volta raccolti?
Probabilmente sarà anche necessario utilizzare metriche diverse per essere in grado di tenere traccia dei problemi. Essere chiari su cosa esattamente tutte le parti interessate vogliono misurare dovrebbe essere chiaro fin dall’inizio per prepararsi adeguatamente per il futuro. - Rivedere il processo decisionale. Il fatto che i dipendenti si inseriscano nel processo decisionale può influenzare il loro comportamento. In generale, più si è coinvolti nel processo decisionale, meglio è, ci si sente più responsabili nel contribuire al cambiamento. Anche se ad alcune persone non piace la pressione o il conflitto che ne consegue e preferirebbero stare in disparte.
Le persone potrebbero aver bisogno di formazione o di qualche orientamento sui nuovi ruoli e responsabilità. - Distribuzione delle informazioni. La distribuzione delle informazioni copre il modo in cui verranno fornite le informazioni alle persone quando il progetto di cambiamento verrà implementato. Questo può coprire una serie di aree:
- Feedback sulle prestazioni
- Informazioni retrospettive
- Informazioni di cui le persone hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro
