GTD time managementLa gestione del tempo costituisce un ambito importante dell’organizzazione del quotidiano di ciascuno. Riguarda la necessità di affrontare scadenze ed impegni personali e lavorativi in modo che non si producano ritardi, dimenticanze, interferenze e inefficienze.

Tutti pratichiamo un minimo di organizzazione del tempo quando organizziamo un viaggio, quando pianifichiamo un trasloco, oppure quando organizziamo il lavoro da svolgere in una settimana oppure nel mese. In questi casi lo facciamo in modo consapevole, ci ragioniamo e cerchiamo di mettere in fila le cose che occorre fare ed individuando ciò che possiamo fare contemporaneamente.

Ma questa attività di organizzazione del proprio tempo avviene anche inconsciamente, tutti i giorni, per sincronizzare il flusso vitale degli eventi che accompagnano la nostra vita. Predisporre la sveglia al mattino,  compilare la lista degli acquisti da fare, svegliare per tempo i bambini per accompagnarli a scuola, accompagnarli e decidere chi andrà a riprenderli, decidere la data in cui andare ad ascoltare un concerto, tutte queste sono attività che svolgiamo spesso senza rifletterci più di tanto.

Pianificazioni consapevoli ed inconsapevoli hanno tutte a che vedere con la gestione del nostro tempo e di conseguenza con la qualità della nostra vita.

Quando la somma di tutti questi impegni raggiunge un livello di soglia, si possono presentare fenomeni di stress e di disagio che cominciano ad  influenzare negativamente la qualità della nostra vita.

struttura del metodo GTDA questo punto si può pensare di ricondursi a ciò che è essenziale, riducendo il carico di lavoro oppure rinunciando a qualche impegno extralavorativo.

Ma può non essere sufficiente oppure le rinunce da effettuare potrebbero a loro volta lasciarci frustrati.

E allora è opportuno cominciare a mettere ordine in quello che facciamo cercando prima di tutto di far emergere la massa complessiva di attività ed impegni che gestiamo.

In questo può essere utile l’applicazione del metodo GTD di David Allen.

GTD corrisponde all’abbreviazione dell’espressione Getting Things Done (fare in modo che le cose vengano fatte) titolo del libro di D. Allen pubblicato nel 2001.

Il metodo è stato poi migliorato e sofisticato negli anni fino a divenire un approccio molto utilizzato soprattutto dal top management di molte organizzazioni.

Il metodo GTD si sviluppa nelle seguenti fasi:

    • Raccogliere, censire l’inseme degli impegni che svolgiamo o che dobbiamo svolgere a breve. Costituisce una fase importante. Può essere noiosa, ma il solo fatto di prendere contatto con tutto ciò che “riempie” il nostro tempo ci aiuta già a farci un’idea delle priorità con cui gestirlo.

corso metodo GTD - gestione del tempo

  • Esaminare uno per uno i compiti censiti per attribuire una priorità a ciascun compito. Ciò richiede di definire i criteri per attribuire tale priorità e comprendere come ciascun criterio sia in realtà il riflesso di uno stile di vita che può esser confermato oppure (volendo e potendo) modificato.
  • Organizzare i vari compiti definendo il da farsi per ciascuno dei compiti censiti. Ciò richiede la necessità di definire delle checklist in cui articolare i passaggi necessari a completare il compito richiesto.
  • Fare quanto stabilito nelle checklist predisposte.
  • Rivedere periodicamente e sistematicamente l’intero processo per controllare il livello di completamento di quanto avviato e la qualità dei criteri di organizzazione adottati

Come si può vedere, essere organizzati nella gestione del tempo comporta il sacrificio di dover applicare sistematicamente il processo descritto, pena la perdita dei benefici indotti dal metodo. E’ come fare una dieta o prendere la pillola per mantenere bassa la pressione. Richiede costanza e determinazione. Occorre farsene una ragione. Soprattutto per chi ha una vita carica di incombenze come managers e professionisti.

Oltretutto l’impianto descritto è solo quello di base che può però essere ampliato e sofisticato in base alle esigenze individuali.

Per apprendere come applicare il metodo GTD in modo efficace è opportuno frequentare un corso di formazione come quello sopra proposto.