Come realizzare un sistema di knowledge management
Molte organizzazioni continuano a mantere silos informativi separati all’interno dei diversi dipartimenti.
Ciò compromette la capacità di comunicare e soprattutto di sincronizzare gli obiettivi interdipartimentali.
Per le imprese di dimensioni maggiori, la ridondanza di alcune tipologie di informazioni insieme con i gap informativi in alcune aree causano lacune tecniche e disallineamenti interni. Questo fatto va oltre la produttività individuale e influenza le prestazioni di ogni reparto, dal Marketing al Supporto.
Se la conoscenza è una forma di potere, la condivisione della conoscenza in una organizzazione è la forma più elevata di empowerment dei propri dipendenti.
A tal fine è necessario sviluppare un progetto di consolidamento della conoscenza interna e realizzare un sistema di knowledge management che presenta i seguenti vantaggi:
- Riduzione dei costi generali di gestione della conoscenza
- Coerenza nei processi e nelle regole di condivisione
- Allineamento interfunzionale
- Prevenzione delle lacune nella conoscenza (knowledge gaps)
- Comunicazione avanzata e messaggistica unificata (utilizzo della stessa terminologia)
A tal fine è necessario:
- Mettere a fuoco una strategia volta a mantenere bassi i rischi di insuccesso attraverso una definizione minuziosa degli obiettivi che si intende raggiungere e delle attività da svolgere finalizzate al loro raggiungimento.
- Definire gli stakeholders con particolare riferimento a coloro che possono sostenere il progetto o fornire supporto nel realizzare il sistema di knowledge management.
- Mappare la base di conoscenza attuale evidenziando eventuali duplicazioni o aree in cui sono presenti gap di conoscenza.
- Valutare l’integrazione di basi di conoscenza interne e esterne. Ciò aggiunge un certo livello di complessità ma consente un maggiore allineamento delle comunicazioni e del flusso di informazioni necessarie per gestire, ad esempio, il rapporto tra clienti, partners e dipendenti favorendo la customer experience.
- Definire la terminologia e i formati in modo che documenti simili abbiano la stessa struttura e logica.
- Definire le funzionalità necessarie evidenziando anche:
- Permessi. Quale contenuto presenta delle restrizioni e chi può accedervi?
- Flussi di lavoro. Chi crea i contenuti, chi può modificarli, chi li deve autorizzare?
- Strumenti. Quale software di terze parti è necessario integrare? Quanto è possibile personalizzarne la configurazione?
- Selezionare il software per realizzare il sistema di knowledge management che consenta di implementare le funzionalità richieste. E’ necessario individuare, tra le soluzioni presenti sul mercato, quella che maggiormente si avvicina all’insieme delle funzionalità necessarie. A tal fine è opportuno predisporre una griglia di valutazione con pesi assegnati alle diverse funzionalità e punteggi da attribuire all’adeguatezza di ciascuna soluzione.