Produttività personale: dipende dagli obiettivi
La maggior parte delle persone intendono la produttività come la capacità di svolgere più compiti in tempi sempre più rapidi.
Quindi si concentrano nell’individuare metodi, strumenti e tecnologie in grado di aiutarle ad essere più efficienti.
Al giorno d’oggi si è immersi in un mondo globalizzato dominato dai media e dagli strumenti di comunicazione.
Rispetto al passato, oggi si prendono molte più decisioni basate su un enorme quantità di informazioni. E ciò grazie appunto alle nuove tecnologie.
Il punto è che in realtà la produttività non è solo una questione di efficienza ma soprattutto di efficacia.
Ciò che conta è la quantità e la qualità degli obiettivi che si riesce a raggiungere e non la quantità di azioni che svolgiamo, soprattutto se sono svincolate dalle nostre priorità.
Quindi essere produttivi implica:
- essere in grado di fissarsi degli obiettivi;
- assegnare a ciascun obiettivo una priorità;
- individuare le azioni più opportune per raggiungere ciascun obiettivo;
- svolgere le azioni individuate;
- verificare costantemente che le azioni svolte producano i risultati attesi e altrimenti attuare un nuovo piano d’azione.
Tutti i metodi più potenti per essere più efficienti nella gestione del proprio tempo (come ad esempio il metodo GTD) presuppongono che chi li utilizza abbia ben chiari i propri obiettivi e priorità, altrimenti tali strumenti diventano il motore di un attivismo fine a se stesso.
La tecnologia in particolare distrae dal comprendere in che relazione si pone ciò che facciamo con le nostre priorità individuali. Si gestisce spesso una mole notevole di email e di messaggi senza analizzare il contributo di tale attività al lavoro che svolgiamo oppure ai nostri reali obiettivi.
In definitiva, quando si è presi dal vortice delle attività si ha la sensazione di fare molte cose e si pensa quindi di essere produttivi. Ma è davvero così?
Molto di ciò che facciamo è frutto di consuetudini e non ha riflessi sulla nostra capacità di raggiungere gli obiettivi che ci si è posti.
Quindi, se si ha la sensazione di “girare a vuoto”, ciò è un chiaro sintomo di uno scollamento tra obiettivi e le azioni che svolgiamo.
Indica che è giunto il momento di fermarsi a ragionare mettendo meglio a fuoco come impiegare il proprio tempo. Definendo ciò che per noi è:
- urgente ed importante;
- importante ma non urgente;
- urgente ma non importante;
- né importante né urgente.
Solo quando si è ottimizzato il flusso dei nostri impegni secondo questa scala di priorità si può passare a cercare di essere efficienti individuando le modalità meno dispendiose in termini di tempo e risorse richieste.
