Come dare un feedback negativo
Dare un feedback in generale non è un’attività così banale come sembra.
Significa prima di tutto valutare ciò che i nostri interlocutori hanno detto o hanno fatto. Ciò pone subito un problema di comprensione: potremmo non aver compreso ciò che è stato detto o fatto.
Ma questo è proprio nella logica del feedback: verificare ed allineare la comprensione.
Perché questo sia possibile è importante essere molto specifici nell’esprimere la valutazione in modo da evitare fraintendimenti.
Errori nel dare un feedback negativo
Prima di tutto occorre essere concentrati sui fatti e non sulle opinioni. Per questo è bene utilizzare il verbo “avere” piuttosto che il verbo “essere”. Meglio dire <ho notato che hai fatto questo> oppure < mentre svolgevi questo compito hai detto questo>. E’ diverso da dire <sei sempre il solito distratto> oppure <sei stato superficiale nello svolgere questo compito>.
L’utilizzo del verbo “avere” obbliga ad essere specifici e circostanziati mentre usare il verbo “essere” porta a dare giudizi sulle persone e questo non funziona perché si da l’impressione di etichettare le persone escludendo la possibilità che possano essere diverse e migliorare. Questa modalità non va bene anche quando il feedback è positivo: è come se si inibisse la possibilità di crescere e di mostrarsi diversi da come si appare.
Ciò è particolarmente problematico quando si deve dare un feedback negativo.
Un altro aspetto importante è la tempestività del feedback. Non si deve far passare troppo tempo tra il momento in cui si è verificato il problema ed il momento in cui viene fornito il feedback. Meglio farlo subito altrimenti risulterà difficile contestualizzare la situazione in modo puntuale.
Inoltre potremmo essere arrabbiati con un collaboratore e utilizzare il feedback per sfogarci, piuttosto che per farlo crescere.
Oppure potremmo provare a far precedere un feedback difficile da digerire da una serie di premesse positive. Ma questo approccio è fuorviante e ambiguo e non aiuta a chiarire la situazione. Il destinatario deve invece essere aiutato a sviscerare il problema, proporre delle soluzioni ed assumersi delle responsabilità.
Oppure possiamo aspettare a dare il feedback negativo perché ci aspettiamo che la persona diventi polemica e in questo modo siamo noi ad eludere la responsabilità di agire.
Un approccio efficace
Occorre prima di tutto individuare gli obiettivi che vogliamo raggiungere e le modalità migliori:
- Puntando a far crescere il collaboratore. Piuttosto che mostrare i suoi errori è meglio ragionare insieme su cosa si può fare per superare il problema. Il feedback dovrebbe comunque aumentare la motivazione del collaboratore ed attivare le sue risorse per modificare gli atteggiamenti ed i comportamenti inopportuni.
- Mostrandosi aperti e disponibili ad aiutare il collaboratore. Ciò è essenziale per creare un clima di collaborazione che facilita il cambiamento. Se si crea invece una situazione di disagio il nostro interlocutore si sentirà frustrato e la comunicazione sarà solo apparente ma nella sostanza non ci sarà una reazione positiva.
- Coinvolgendo l’interlocutore nel problem solving incentivandolo a fare delle proposte per risolvere la questione in modo da discuterle e vedere come aiutarlo a metterle in pratica.
Occorre inoltre rendersi conto che dare un feedback negativo mette sempre in difficoltà la controparte rendendola particolarmente vulnerabile da un punto di vista emotivo. Quindi se si vuole realmente cambiare la situazione occorre fare in modo che il feedback venga visto come un’opportunità di miglioramento e non come una minaccia.
