Un moderno PMO dispone oggi di innumerevoli strumenti software per accedere ad un insieme completo di informazioni riguardanti ogni progetto gestito.
Tuttavia, a tal fine è importante conoscere le metriche da utilizzare per controllare e valutare la situazione di ogni progetto nelle varie fasi del ciclo di vita. Individuare le variabili di progetto da tracciare consente di comprendere le metriche di valutazione da adottare per differenziare tra progetti efficienti ed in grado di assicurare il delivery nei tempi e nei costi concordati con la committenza, e progetti di scarsa qualità non in grado di rispettare le aspettative.
Una variabile molto importante da considerare è il margine che il progetto sta maturando. Per margine si intende la differenza tra i ricavi ed i costi sostenuti. Questo valore deve essere attentamente monitorato e ad ogni stato di avanzamento devono essere formulate le stime a finire (ad esempio applicando la tecnica dell’Earned Value).
Un’altra tra le variabili di progetto da tracciare è il numero di richieste di modifica ed il numero di modifiche che riguardano l’ambito del progetto. In particolare, quest’ultimo valore è importante per individuare per tempo il fenomeno dello scope creep e prendere le necessarie contromisure.
Inoltre è necessario tenere traccia del numero di problemi che si sono dovuti affrontare utilizzando un apposito registro delle issues.
Un’altra variabile è il tempo di risposta del team. Quando si verifica un problema, diviene fondamentale la capacità del team di rispondere prontamente all’emergenza. Gestire le issue di progetto in modo sistematico consente a volte di anticipare le difficoltà ma ciò dipende molto dalla competenza delle persone e anche dalla disponibilità dei membri del team e dei loro superiori gerarchici. Tenere sotto controllo questo fattore consente di comprendere meglio la cultura interna e l’orientamento all’efficienza delle varie unità operative.
Tra le variabili di progetto da tracciare è anche la percentuale di utilizzo di ogni risorsa intesa come rapporto tra tempo speso e tempo previsto. Ciò consente di rendersi conto tempestivamente se la risorsa risulta sotto-allocata oppure sovra-allocata.
Infine, è necessario verificare il livello di qualità di ciascun deliverable e se il tempo speso nella sua realizzazione è giustificato in base alle specifiche concordate con la committenza e con gli standard qualitativi fissati contrattualmente.
E’ quindi importante che a ciascuna delle variabili di progetto da tracciare sia associata una opportuna metrica di valutazione ed eventuali KPI per assicurarsi di operare entro margini di tolleranza accettabili.
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