Differenza tra capacità e utilizzo

Quando si tratta di gestire le risorse di un progetto, ci sono molti fattori e metriche da considerare per garantire l’efficienza complessiva.

Dal momento che il personale costituisce probabilmente la risorsa più preziosa nella maggior parte delle organizzazioni, ne consegue che la sua gestione può essere complicata in relazione agli obiettivi da raggiungere per un determinato progetto.

Ci possono essere molti modi per assicurarsi di assegnare il compito giusto alle persone giuste e più persone fanno parte del team, più diventa complesso mantenere tutto ben organizzato.

Due dei concetti più importanti nell’allocazione delle risorse, e tuttavia spesso fraintesi, sono quelli della capacità delle risorse e dell’utilizzo delle risorse.

Sebbene siano simili e anche correlati, sono nella pratica abbastanza diversi.

Senza considerare la differenza tra utilizzo e capacità si originano spesso dei fraintendimenti. Pensare che tutti siano sempre disponibili per tutto il tempo e che quel tempo possa essere effettivamente impiegato nella sua totalità è illusorio.

Occorre essere più specifici, entrare nel merito, e concordare con le persone ed i loro responsabili le modalità con cui il lavoro verrà svolto ed il tempo realmente dedicato.

Quindi è necessario ben comprendere la differenza tra capacità e utilizzo.

Capacità

Si intende la quantità di tempo in cui una risorsa o un gruppo di risorse è disponibile per il lavoro produttivo in un dato intervallo di tempo.

In poche parole, questa è la quantità di lavoro che una persona può svolgere. Sebbene ciò sembri abbastanza intuitivo, la vera capacità tiene conto del lavoro produttivo, il che significa che si tiene conto del tempo e degli sforzi amministrativi, personali e di qualsiasi altro tipo.

Ad esempio, un dipendente a tempo pieno potrebbe lavorare una settimana di 40 ore, ma una buona parte di quel tempo potrebbe essere spesa in lavori amministrativi (es. compilare schede, rispondere a chiamate o e-mail, aiutare un collega, ecc.)

Un’altra parte significativa di quel tempo potrebbe essere spesa per uso personale (es. pause, prendere una chiamata personale, eseguire una commissione)

Per una stima realistica della capacità, tutti questi elementi devono essere considerati.

Inoltre molte persone che hanno doppi ruoli e molteplici competenze potrebbero avere, ad esempio, l’80% del loro tempo disponibile una settimana e il 10% la settimana successiva.

Utilizzo

Si intende quanto della capacità della persona può essere spesa/contabilizzata su un progetto.

E’ ragionevole considerare un tasso di utilizzo dell’80% che può variare a seconda del settore o della tipologia di progetto.

Ciò tiene conto della produttività reale che a sua volta deve tener conto dei tempi di turnaround e delle inefficienze tipiche di ogni lavorazione.

Se non si tiene conto della reale produttività si finisce per fare delle stime troppo ottimistiche della durata delle lavorazioni che poi portano alla necessità di dover gestire inevitabili ritardi.

Quindi, ricapitolando:

• la capacità indica la percentuale del proprio tempo che una risorsa può spendere su una determinata attività;
• l’utilizzo corrisponde alla produttività reale della persona ed è anch’esso espresso in termini percentuali.

Ad esempio, una persona ha una capacità disponibile per un progetto pari al 30% del proprio tempo in un determinato periodo, ma il suo reale utilizzo è pari all’80% di quel tempo.