Nel project management esiste uno stretto collegamento tra risultati ottenuti ed ottimizzazione delle risorse (capacity planning) sia in termini previsionali che di allocazione sui vari progetti.
Tutte le organizzazioni, senza distinzione di dimensioni, settore, o ambito di attività, devono affrontare il dimensionamento ed ottimizzazione delle proprie risorse per poter mitigare l’impatto dei possibili ritardi di consegna, le rilavorazioni, le non conformità rispetto alla qualità attesa e garantire nel lungo periodo i risultati aziendali nel loro complesso.
Naturalmente, quando si parla di capacity planning nelle organizzazioni che operano per progetti, l’attenzione è principalmente focalizzata sulla gestione delle risorse umane e delle professionalità e competenze di cui sono portatrici.
Molte analisi rilevano che le principali criticità nella gestione delle risorse in queste organizzazioni riguardano:
- gli impatti creati dalle frequenti necessità di cambiamento organizzativo, dei processi e delle tecnologie di produzione;
- la mancanza di strumenti per gestire il capacity planning soprattutto sia nel breve che nel medio periodo;
- la mancanza di processi strutturati per gestire il demand management e le priorità.
L’importanza relativa di questi fattori varia naturalmente in funzione del livello di maturità delle organizzazioni nel project management.
Inoltre, nelle organizzazioni di maggiori dimensioni le risorse vengono condivise da diversi progetti, gruppi di lavoro, dipartimenti ed aree geografiche. Ciò determina spesso una situazione in cui le risorse risultano sovra-allocate e non allineate rispetto alle necessità con rischi conseguenti di ritardi, di maggiori costi e minore qualità del lavoro.
Capacity Planning Maturity: dal caos al controllo
L’assenza di una azione costante di capacity planning produce:
- perdita di produttività causata da un utilizzo non ottimizzato delle risorse;
- conseguente tendenza ad operare in uno stato di crisi permanente;
- impossibilità di assegnare le risorse più qualificate ai progetti più critici o con maggior valore per l’azienda;
- difficoltà nel garantire il necessario time to market.
Dal punto di vista del capacity planning, le organizzazioni con un basso livello di maturità operano in modo caotico e reattivo rispetto alle esigenze di un domanda di progetti e risorse che non riescono a governare. Le realtà più evolute hanno invece introdotto sistemi e strumenti di pianificazione strategica e capacity planning che consentono loro di affrontare in modo razionale e strutturato il processo di acquisizione ed allocazione delle risorse.
Ciò non significa che nelle realtà più evolute non si manifestino problemi legati all’utilizzo delle risorse, ma la differenza consiste nella disponibilità di strumenti per poterli individuare, analizzare ed affrontare in modo preventivo.
Le organizzazioni che hanno investito in questi strumenti presentano quindi le seguenti caratteristiche:
- Hanno informazioni aggiornate su ciò che le persone stanno facendo e sui risultati del loro lavoro, in modo da identificare per tempo i colli di bottiglia.
- Svolgono valutazioni basate su scenari alternativi per adattarsi alle necessità di cambiamento integrando analisi top-down con approcci bottom-up alla pianificazione delle risorse.
- Hanno ruoli dedicati per le attività di capacity planning.
- Adottano sistemi di project portfolio management per l’allocazione degli investimenti e delle risorse.
In un periodo storico destinato a protrarsi a lungo in cui le risorse sono sempre più limitate, la capacità di riuscire a “fare di più con meno” diviene fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi di business.
Ciò richiede di aumentare la capacità previsionale e per questo motivo l’adozione di modelli e strumenti per il capacity planning assume una valenza strategica in grado di generare da subito benefici in termini di aumento di produttività, massimizzazione delle revenues ed abbattimento dei costi.
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