Staffare un progetto

La previsione delle risorse necessarie per un progetto è una delle attività più intense di un responsabile di progetto. Richiede lavoro ma ne vale la pena.

In particolare, la definizione del personale (staff) necessario per svolgere i lavori è uno dei passaggi più significativi dell’attività di pianificazione delle risorse.

Il fine è quello di garantire di poter disporre delle persone giuste in relazione al lavoro da svolgere, comprendendo le eventuali carenze di personale oppure i fabbisogni di formazione.

Staffare un progetto pone inoltre la necessità di rimanere entro i vincoli del budget assegnato bilanciando l’utilizzo di risorse con vari livelli di qualificazione professionale.

Tutto questo può richiedere più passaggi.

In fase di vendita o pre-vendita vengono effettuate le prime valutazioni sulle ore complessive di lavoro e sul costo associato.

Successivamente, una volta che il progetto e il budget sono stati approvati, il project manager interviene per assemblare il team di progetto e fare la previsione delle risorse specifiche.

A questo punto deve svolgere una stima bottom-up partendo dal dettaglio del lavoro da fare per poi confrontarla con la stima top-down svolta in fase di vendita in modo da evidenziare eventuali scostamenti.

Queste valutazioni andranno poi riviste durante tutto il ciclo di vita di un progetto sulla base dell’effettivo andamento dei lavori che potrebbe richiedere aggiustamenti per ottimizzare il carico di lavoro del personale.

Staffare un progetto richiede inoltre una conoscenza approfondita delle competenze necessarie in modo da individuare le persone che dispongono di tali competenze.

Una volta che è stata ipotizzata una certa composizione del team di progetto è necessario valutare i punti di forza e di debolezza dei team.

Questa valutazione non dipende solo dal livello qualitativo di ciascun membro del gruppo di lavoro, ma dipende anche da come le persone sono utilizzate. In particolare, occorre curare l’allocazione delle risorse sulle attività critiche.

Da questo punto di vista può essere utile far riferimento alla storia di progetti similari svolti in passato.

Nelle organizzazioni più evolute è ormai prassi consolidata tenere traccia di tutta la documentazione prodotta dai vari progetti in un data base dei progetti.

Ciò consente in ogni momento ed in particolare nella fase di pianificazione di avere riferimenti su come impostare il lavoro e su come allocare le risorse.

In questi casi nello staffare un progetto si può fare riferimento alle lezioni apprese nei progetti precedenti e migliorare quindi attraverso l’eliminazione progressiva degli errori di valutazione.

A questo punto si può procedere ad assegnare le risorse alle diverse attività che compongono il progetto. In questa fase i rischi maggiori sono rappresentati da:

• Errata assegnazione dei deliverables. Le persone più competenti devono avere la responsabilità delle lavorazioni più critiche ma devono essere chiari anche i ruoli di coordinamento ed i livelli di integrazione all’interno del team. A tal fine è necessario definire la RAM del progetto.
• Errata stima dei tempi. La stima del tempo necessario per una lavorazione dipende dalle caratteristiche del lavoro da svolgere e dalle capacità e dal numero di risorse assegnate. E’ quindi possibile che una errata assegnazione di risorse si risolva in tempi destinati ad allungarsi in corso d’opera.
• Impatti dei possibili ritardi. Quando il lavoro è partito, è possibile che alcune attività durino più del tempo previsto. Ciò può determinare non solo una maggior durata del lavoro e/o del progetto, ma pone anche problemi sull’impegno delle risorse allocate a valle dell’attività in ritardo. Non è detto infatti che le risorse allocate sulle attività a valle siano disponibili ad attivarsi in tempi diversi da quelli inizialmente concordati perché potrebbero essere state assegnate ad altri progetti.

Staffare un progetto in modo corretto significa quindi avere sottomano costantemente tutti i dati significativi per poter decidere on-going eventuali aggiustamenti ed eventualmente acquisire personale esterno per sopperire alle emergenze qualora le procedure interne lo consentano.