Sistema Informativo di project management

sistema informativo di project managementIl Sistema Informativo di project management (PMIS – Project Management Information System) è l’insieme di metodi e strumenti necessari per gestire in modo integrato e coerente le informazioni nei progetti al fine di assicurarne il successo.

Nel PMBOK è inteso come un elemento che caratterizza il modo di operare di un’organizzazione ed è pertanto incluso nei Fattori Ambientali Aziendali (FAA).

Sebbene in linea di massima la gestione delle informazioni in un progetto possa essere svolta attraverso modalità tradizionali di scambio di comunicazioni formali ed informali, al giorno d’oggi è inevitabile dotarsi a tal fine di software specifici.

L’investimento in un sistema informativo di project management può sembrare impegnativo. Tuttavia, i costi sono ampiamente compensati dalla possibilità di ridurre i rischi di progetto e migliorare i processi di delivery.

Un software di questo tipo consente infatti di supportare tutte le aree di conoscenza necessarie per la conduzione di un progetto: Gestione dell’integrazione di progetto, Gestione dell’ambito, Gestione dei tempi, Gestione dei costi, Gestione della qualità, Gestione delle Risorse Umane di progetto, Gestione della Comunicazione, Gestione dei Rischi, Gestione degli approvvigionamenti, Gestione degli stakeholder.

Pertanto, si tratta di un investimento che migliora notevolmente la qualità del lavoro svolto da project manager e team di progetto in ogni fase del ciclo di vita.

Benefici del sistema informativo di project management

Se un’organizzazione non ha ancora implementato un PMIS, può essere interessante passare in rassegna i vantaggi che è possibile conseguire:

  • Favorisce il rispetto delle tempistiche. Per rispettare le scadenze è necessario avere una visione integrata delle attività di progetto che evidenzi le relazioni tra un’attività e l’altra e come esse influenzano la schedulazione complessiva. Il sistema aiuta il team di progetto a concentrarsi sul rispetto dei tempi ed a mantenersi informato sui progressi del lavoro.
  • Mantiene traccia di tutti i dettagli. Mantenere l’allineamento sui tempi di progetto è fondamentale, ma non esaurisce le necessità informative di un team di progetto. Occorre catturare tutte le informazioni sui costi, sulle risorse impiegate (mezzi, materiali e risorse umane), i rischi e le stime per il completamento dei lavori. Un sistema informativo di project management consente di tracciare tutte queste informazioni durante tutto il ciclo di vita di un progetto.
  • Migliora la collaborazione. Quando tutti i membri del team hanno accesso ad informazioni rilevanti sullo stato di un progetto sono maggiormente consapevoli dell’impatto del loro lavoro sul buon esito del progetto. Ciò riduce l’incidenza dei possibili ritardi e dei costi per promuovere un maggior livello di commitment.
  • Consente un miglior livello di reporting. L’attività di reporting impegna buona parte del tempo di un responsabile di progetto. Un PMIS è progettato per generare automaticamente report e fornire informazioni in tempo reale consentendo di risparmiare tempo durante e di focalizzare l’attenzione su attività più importanti.
  • Migliora la comunicazione. Una comunicazione costante con tutti gli stakeholder è fondamentale per completare con successo un progetto. Un sistema informativo di project management è progettato per gestire in modo accentrato tutta la documentazione di progetto. Come risultato, il team può visualizzare immediatamente e nella versione più aggiornata i report che indicano le modifiche apportate alla schedulazione ed alle assegnazioni dei lavori. Nel frattempo, il monitoraggio automatico degli accessi all’interno del sistema aiuta i project manager a sapere quando i membri del team hanno preso visione degli aggiornamenti.
  • Migliora il problem solving. Quando i membri del team si rendono conto tempestivamente di come sta procedendo il lavoro, possono agire in modo da anticipare i problemi e predisporre soluzioni efficaci. Ciò si traduce in una maggiore consapevolezza dei rischi e della necessità di porvi rimedio in modo ragionato.