Come gestire requisiti che cambiano continuamente

Il ritmo frenetico di sviluppo delle organizzazioni produce molte iniziative che a loro volta si traducono in progetti.

Lo stesso ritmo finisce per produrre anche molte richieste di modifica in quanto continui sono gli adattamenti alle necessità del mercato.

Tutto questo finisce per confondere i responsabili di progetto ed i gruppi di lavoro. Ed oltretutto i requisiti che cambiano continuamente possono dare origine al fenomeno dello “scope creep” e cioè il progressivo slittamento dell’ambito del progetto verso qualcosa di molto diverso dagli obiettivi iniziali.

In questa situazione occorre uno sforzo metodologico nel chiarire i requisiti di partenza per comprendere meglio l’entità e l’impatto delle nuove modifiche. E’ proprio quando l’ambito del progetto viene precisato in fase di avvio e pianificazione che poi è possibile valutare la fattibilità e l’impatto economico delle modifiche che vengono man mano richieste.

Il fine di precisare l’ambito iniziale del progetto non è quindi quello di inibire le modifiche che, anzi, possono prefigurare estensioni del progetto, quanto piuttosto quello di costituire un punto di riferimento per valutare l’onere collegato a ciascuna modifica.

Inoltre, se ci sono requisiti contrastanti è necessario coinvolgere gli stakeholder che li hanno proposti per arrivare ad una mediazione.

In queste circostanze, il confronto con gli stakeholder del progetto è anche una occasione per fissare le aspettative di ciascuno prima che possano nascere conflitti quando è troppo tardi per poterli risolvere.

Infatti, come risultato di una modifica:

• Il progetto potrebbe richiedere più tempo.
• Potrebbero essere necessarie più risorse.
• Il risultato potrebbe avere un livello qualitativo diverso da quanto precedentemente concordato.
• Il progetto potrebbe costare di più.

Infine è importante implementare un buon sistema per il controllo delle modifiche al fine di:

• Censire le richieste di modifica man mano che vengono presentate
• Analizzarne le modalità di implementazione
• Valutarne l’impatto in termini di tempo, costo, rischi, risorse
• Quantificare l’onere ad esse collegato
• Sviluppare un piano di attuazione
• Negoziare i fondi necessari all’implementazione
• Definire le responsabilità di attuazione
• Autorizzare gli interventi attuativi

Sappiamo quindi di essere preparati a gestire requisiti che cambiano continuamente quando:

1. Abbiamo una chiara comprensione delle modifiche da fare
2. Le persone che collaborano con noi capiscono cosa significa apportare modifiche e come tracciarle
3. Tutti comprendono come i cambiamenti possono influire sul progetto
4. Disponiamo di una procedura per governare i cambiamenti richiesti