Durante lo svolgimento di un progetto numerose sono le occasioni di incontro: riunioni di avvio progetto, riunioni di avanzamento lavori, riunioni per analizzare le issues di progetto, riunioni con lo steering committee, riunioni con i clienti, incontri di lavoro ecc.
In particolare, il lavoro di project manager si caratterizza in modo sostanziale come una attività di analisi e di comunicazione che richiede il frequente ricorso a colloqui e meeting.
Pertanto, se queste occasioni di comunicazione non sono ben gestite, possono avere un impatto negativo sul buon andamento dei lavori e creare problemi ed incomprensioni.
La corretta gestione delle riunioni di progetto è quindi un’area sensibile che impone di evitare improvvisazioni e imprecisioni.
Un project manager deve avere ben chiara la diversa finalità delle riunioni e momenti di incontro che si rendono necessari in un progetto.
Possono esistere riunioni informative in cui ricevere o fornire informazioni.
Possono esistere riunioni dimostrative in cui far valutare una soluzione o un prodotto che si intende proporre.
Riunioni decisionali il cui obiettivo è appunto prendere una decisione importante valutandone gli impatti.
Il contesto in cui la riunione si svolge può inoltre essere formale (es. una riunione con il buyer) oppure informale (es. le riunioni del team di progetto).
Ciò detto, per evitare i più comuni errori nella gestione delle riunioni occorre procedere con metodo ed avere quindi un approccio strutturato sia nella fase di preparazione che di conduzione degli incontri.
I passaggi che devono essere seguiti sono quindi i seguenti:
- Identificare i diversi momenti di incontro attraverso un’analisi degli stakeholders finalizzata ad individuare le modalità di comunicazione più idonee per gestirne le aspettative
- Individuare le principali finalità di ciascun tipo diverso di riunione
- Descrivere destinatari e obiettivi di ciascun momento di incontro nel piano di gestione della comunicazione
- In fase di organizzazione di ciascun incontro, predisporre un agenda con i punti che verranno affrontati
- Predisporre una traccia di quanto verrà detto o proposto
- Predisporre la documentazione che varrà utilizzata durante l’incontro
- Prevedere le possibili obiezioni ed inglobare le risposte nel materiale che verrà presentato
- In fase di conduzione tenere presente le esigenze delle diverse tipologie di partecipanti
- Essere sempre molto determinati nel ricercare le soluzioni ai problemi analizzati
- Essere molto aperti e disponibili nei confronti delle persone
- Predisporre un verbale di ciò che viene detto o deciso durante ogni incontro
- Verificare costantemente durante l’incontro il livello di comprensione di ciò che viene detto
- Monitorare il livello di responsabilizzazione delle persone rispetto alle decisioni prese
Un aspetto da sottolineare per evitare errori nella gestione delle riunioni è invitare solo chi è direttamente coinvolto sui temi trattati.
Infine deve essere chiaro a chi partecipa qual è il contributo che gli viene richiesto e questo può essere ottenuto inviando preliminarmente l’agenda della riunione insieme con un memorandum sulle problematiche che verranno trattate.
Ciò consentirà ai partecipanti arrivare preparati all’incontro evitando anche a loro il rischio di dover improvvisare.
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