Nella sua essenza, l’applicazione del project management consiste in una serie di prassi, modelli e discipline finalizzate a fare in modo che le persone svolgano i compiti loro assegnati per raggiungere determinati obiettivi e realizzare determinati output.
Un progetto è inteso come uno sforzo organizzativo cui partecipano persone con ruoli e competenze diversificati finalizzate a favorire il conseguimento degli obiettivi.
In tal senso, un progetto può avere finalità di miglioramento organizzativo quando è svolto per introdurre un cambiamento importante nell’operatività di un’organizzazione oppure può essere un progetto rivolto al mercato quando deve consegnare determinati prodotti o servizi.
Ciò che rende specifico un progetto rispetto ad altre attività correnti sono le sue caratteristiche di:
- Unicità. Ogni progetto ha finalità ed obiettivi specifici. Le persone vengono assegnate ad un progetto su base temporanea fino a quando i lavori non vengono completati.
- Transitorietà. Ogni progetto ha una data di inizio ed una di fine. Al contrario delle attività correnti, la sua durata nel tempo è limitata così come le risorse ad esso assegnate che, una volta terminato il lavoro, vengono allocate su altri compiti.
Pertanto, ogni progetto è soggetto a vincoli di tempo, di costi, di qualità del lavoro. Inoltre un progetto è vincolato a produrre un certo insieme di prodotti o deliverable che ne definiscono quindi l’ambito di applicazione del project management.
Tutti insieme questi fattori determinano il cosiddetto triplice vincolo per il quale ogni variazione di uno dei quattro fattori (ambito, tempi, costi e qualità) si riverbera sugli altri tre e rende quindi necessaria la presenza della figura del project manager che deve provvedere a rendere compatibili tali variazioni con quanto concordato con la committenza.
Applicazione Project Management: finalità e criteri
- comprendere le esigenze dei vari stakeholders di un progetto (stakeholder management)
- pianificare ciò che deve essere fatto per realizzare i vari deliverables ed apportare le necessarie correzioni di “rotta” in corso d’opera;
- creare, motivare e coinvolgere la squadra di progetto;
- coordinare il lavoro delle persone;
- monitorare che il lavoro venga svolto nel rispetto dei vincoli concordati;
- gestire ogni cambiamento al piano di project management;
- consegnare i prodotti attesi dalla committenza.
A tal fine è necessario adottare una specifica metodologia che dettagli le prassi per gestire un progetto od una fase in termini di:
- processi di avvio;
- processi di pianificazione;
- processi di esecuzione;
- processi di monitoraggio e controllo;
- processi di chiusura.
L’applicazione del project management richiede determinate competenze da parte di un project manager:
- capacità di definire correttamente i requisiti e l’ambito di un progetto;
- capacità di gestire i tempi ed i costi di progetto;
- capacità di gestire la qualità del lavoro;
- capacità di gestire le risorse umane;
- capacità di gestire le comunicazioni da e verso il progetto;
- capacità di gestire i rischi e le incertezze associati ad ogni progetto;
- capacità di gestire i necessari approvvigionamenti di risorse;
- capacità di gestire i rapporti con gli stakeholder di progetto.
Alcune di queste competenze necessarie per l’applicazione del project management sono di tipo tecnico-metodologico mentre altre (come la gestione delle risorse umane e la gestione degli stekeholder) richiedono capacità relazionali e sociali.