All’interno di un progetto il Change Control Board (CCB) a volte chiamato anche Configuration Control Board è costituito da un nucleo di persone che hanno il compito specifico di vagliare tutte le richieste di modifica che intervengono durante la realizzazione del progetto stesso.
La necessità di avere un nucleo dedicato a tale funzione dipende naturalmente dalle dimensioni del progetto e dal numero di modifiche che ci si aspetta di dover gestire.
Quest’ultimo aspetto dipende a sua volta da quanto il progetto ha caratteristiche innovative, è rischioso e non c’è una conoscenza pregressa su progetti similari da parte del team di progetto.
Su progetti di piccole dimensioni il Change Control Board può essere composto da due persone che svolgono nel progetto anche altri compiti.
Questo nucleo valuta tutte le richieste di modifica alle varie componenti del piano di project management prodotto e approvato in fase di pianificazione.
Ciò comprende in particolare i requisiti, deliverables, schedulazioni, budget, qualità, rischi, approvvigionamenti, baseline e documenti ad essi collegati.
Nei progetti più grandi possono coesistere più CCB: uno per le decisioni di tipo tecnico, uno per quelle legate al business. Il processo di escalation tra i CCB dipende dal tipo di modifica richiesta e dagli impatti da essa creati.
Comunque il Change Control Board non deve costituire una struttura burocratica eccessivamente formalizzata ma deve anzi essere visto come un ausilio nella gestione del processo decisionale nei casi in cui le parti coinvolte sono molteplici, le decisioni da prendere delicate e la necessità di distinguere i ruoli può eliminare l’insorgere di possibili conflitti di interesse.
Nel CCB possono essere coinvolti:
- Project o program manager
- Product manager
- Business analyst
- Responsabili funzionali
- Responsabili dello sviluppo ed ingegnerizzazione
- Responsabili dei test e del quality assurance
- Ruoli commerciali oppure rappresentanti del cliente
- Responsabili della documentazione
- Supporto tecnico o help desk
- Configuration manager
Nel documento che descrive la procedura per la gestione delle modifiche devono essere descritti:
- il ruolo complessivo del Change Control Board;
- il ruolo di ciascun componente;
- il processo decisionale;
- le modalità di escalation a fronte delle diverse tipologie di modifiche da gestire;
- il calendario dei meeting ordinari e le modalità per convocare incontri straordinari.
All’interno di questo stesso documento devono essere chiariti i criteri con cui decidere in situazioni dubbie in cui esistono opinioni divergenti tra i componenti del team. E’ importante creare le condizioni perché si possa comunque arrivare da una decisione evitando blocchi dovuti a veti incrociati.
Infine occorre indicare in quali casi è opportuno procedere ad una revisione delle modifiche insieme con la committenza e procedere ad una revisione complessiva delle condizioni concordate in fase di avvio.