Registro delle decisioni

Il registro delle decisioni è il documento che può essere utilizzato per tracciare tutte le decisioni prese durante lo svolgimento di un progetto.

Le decisioni vengono prese in vari momenti: durante le riunioni, attraverso scambi di e-mail, durante incontri e colloqui ecc. E possono essere prese in gruppo oppure autonomamente.

Poiché può essere un flusso continuo di eventi che porta a prendere una decisione, a distanza di tempo risulta difficile ricordare quando una decisione è stata presa, chi l’ha presa e sulla base di quali elementi.

Inoltre queste informazioni possono trovarsi all’interno di formati diversi: verbali, email, sistemi di messaggistica, relazioni. Pertanto dopo un po’ di tempo diventa difficile reperirle.

Per questo motivo diventa importante tracciarle “a caldo” nel registro delle decisioni in modo da poter in seguito accedere rapidamente alle informazioni chiave.

In questo modo si potrà immediatamente rendere conto agli stakeholder di tutto ciò che ha portato a prendere un determinato orientamento.

Maggiore è la capacità di documentare i passaggi chiave di un progetto, maggiore è l’autorevolezza del project manager.

Informazioni da inserire nel registro delle decisioni

1. La data in cui la decisione è stata presa. Può trattarsi della data di una riunione, di un incontro, di un colloquio o di una decisione presa in autonomia.
2. Le persone che hanno condiviso la decisione. Non solo quindi chi ha di fatto deciso ma anche coloro che hanno partecipato al processo decisionale
3. La descrizione estesa della decisione presa. Deve riguardare solo ciò che è attinente al progetto.
4. Le informazioni di supporto. Ad esempio, i verbali delle riunioni o il file di trascrizione di una riunione che spiega perché è stata presa la decisione. Le informazioni di supporto potrebbero anche essere delle slides, una proposta commerciale, un riferimento al registro dei rischi o al registro delle criticità o all’analisi delle modifiche o qualsiasi altra cosa che sostenga il motivo per cui è stata concordata quella particolare decisione in quel determinato momento.

Naturalmente il fatto che una decisione sia stata presa ed inserita nel registro delle decisioni non significa che sia “scolpita nella pietra”. In molti casi sarà possibile riprenderla, rivederla e modificarla aggiornando di conseguenza le informazioni contenute nel registro