Le strategie di problem solving nei progetti occupano buona parte del lavoro di un project manager sia nelle fasi preliminari di pianificazione sia durante lo svolgimento dei lavori.
D’altra parte il project manager ed il suo staff esistono proprio per risolvere i problemi che costellano il ciclo di vita di qualsiasi progetto. In un certo senso sono pagati per questo.
Non si tratta quindi di capire se si presenteranno problemi da analizzare ma quando ciò accadrà ed occorre essere pronti ed organizzati per poterli gestire.
In queste situazioni è importante concentrarsi sugli aspetti oggettivi del problema ed attivare una procedura di Issue Management.
Perché ciò sia possibile occorre:
- Definire in modo dettagliato il problema
- Specificare cosa accade e chi è coinvolto dal problema
- Definire dove il problema si presenta
- Comprendere la frequenza con cui il problema si presenta
- Individuare i possibili segnali anticipatori dell’insorgere del problema
- Assegnare un livello di priorità/gravità al problema
- Raccogliere ulteriori informazioni sugli impatti causati dal problema
- Tenere aggiornato il registro dei problemi in base alle informazioni raccolte
- Analizzare insieme con il team di progetto le possibili cause del problema
- Individuare le strategie per superare i problemi
- Definire un Action Plan
- Assegnare le responsabilità di attuazione dell’Action Plan per risolvere il problema
- Formalizzare il piano e le responsabilità assegnate
- Controllare in corso d’opera che il piano d’azione venga attuato
- Verificare i risultati ottenuti ed eventualmente aggiungere delle ulteriori azioni correttive.
Il problem solving nei progetti è quindi un’attività sistematica e strutturata di ricognizione dei problemi che si presentano e di individuazione dei meccanismi correttivi sulla base di fatti oggettivi che devono essere circostanziati accuratamente.
Questo processo deve valere sia per problemi complessi che per problemi minori e soprattutto deve essere tracciato attraverso il progressivo aggiornamento del registro dei problemi (o issue log).
Ciò consentirà di poter ricostruire in ogni momento la storia degli interventi che si è deciso di attuare durante un progetto e le responsabilità connesse. In particolare, può accadere che durante un progetto di lunga durata si renda necessario un passaggio di consegne tra un project manager ed un altro project manager: in queste situazioni la presenza del logo delle issue e del registro dei rischi può essere estremamente importante per documentare le decisioni prese.
Infine un approccio al problem solving nei progetti che coinvolga nel processo decisionale gli stakeholder chiave impattati dal problema consente di gestire queste situazioni riportandole su un piano oggettivo e non emotivo in modo da evitare possibili conflittualità.
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