In molte organizzazioni sono presenti una pluralità di strumenti a supporto dei progetti.
Ciò è dovuto al fatto che nel tempo si sono stratificate prassi e documentazioni basate sulle soluzioni disponibili all’epoca e che poi non sono state migrate su nuove piattaforme.
Fogli excel, file MS project, dashboard di progetto, materiale cartaceo, sono tutti esempi di strumenti spesso non integrati tra loro e che obbediscono al solo scopo di essere entrati nelle abitudini degli addetti ai lavori che non hanno tempo di sostituirli con strumenti più evoluti.
Nello svolgere il ruolo di project manager è facile essere sopraffatto da una moltitudine di responsabilità e compiti e di non aver tempo da dedicare a migliorare i processi di lavoro e la documentazione da produrre.
Questo fatto porta ad operare con software di cui non si riescono ad utilizzare tutte le potenzialità e che diviene rapidamente obsoleto.
Tuttavia, può essere utile riconoscere alcuni sintomi e problemi che segnalano l’obsolescenza degli strumenti software che si stanno utilizzando:
- Il numero delle issue tende a crescere di progetto in progetto. Il software dovrebbe fornire gli strumenti necessari per gestire e chiudere rapidamente eventuali problemi e controversie. Se viene generata una traccia cartacea infinita di questioni irrisolte, il software di gestione del progetto deve essere aggiornato oppure ci si trova di fronte a problemi organizzativi di vaste proporzioni che devono essere risolti con il coinvolgimento immediato del management.
- I principali stakeholder non riescono a comprendere il livello di avanzamento del progetto. Spesso questi soggetti hanno la sensazione che qualcosa sfugga e di essere coinvolti sempre a consuntivo, quando è troppo tardi. Può essere dovuto ad una carenza del project manager, ma molte volte la documentazione fornita non è sufficientemente chiara oppure circolano diverse versioni dello stesso documento e la comunicazione ne risulta rallentata. A questo punto, solitamente sono proprio i principali stakeholder a richiedere di rimettere mano alla documentazione e di individuare un nuovo software di project management.
- Sono necessarie più piattaforme per svolgere processi semplici. I processi di project management dovrebbero essere tutti supportati da un’unica piattaforma software. Ad esempio, le tempistiche ed i costi di progetto dovrebbero essere gestiti dallo stesso programma e non prevedere strumenti diversi che possono generare errori e disallineamenti. Purtroppo strumenti obsoleti possono concentrarsi solo su alcuni aspetti del progetto e richiedere integrazioni problematiche per la gestione di tutte le variabili. Il risultato è spesso di non riuscire ad evidenziare tempestivamente l’insorgere di ritardi e problemi e ritrovarsi a doverne prendere atto senza riuscire ad intervenire.
- Si verificano con frequenza problemi di budget. Non riuscendo a riportare il progetto in linea con quanto concordato con la committenza, si finisce per dovere continuamente rivedere il budget e legittimare una perenne revisione dei costi. In molti casi viene dato per scontato che un progetto che nasce con un budget finisca per vedere una progressiva lievitazione dei valori in gioco. Questo porta spesso a perdere fiducia nel project management e nei project manager.
- I membri del team si trovano a condividere i login. Prima che le moderne piattaforme di project management basate su cloud computing prendessero il sopravvento, venivano utilizzati software i cui costi per licenza erano significativi. Questo portava a ridurre il numero di licenze acquistate. Nel tempo è aumentato il numero di soggetti all’interno dell’organizzazione coinvolti nei progetti e con la necessità di condividere informazioni. Volendo contenere il numero delle licenze per non far lievitare i costi ci si trova oggi con molti utenti che sono costretti a condividere account e password per accedere alle stesse informazioni. Questo fatto limita la produttività e rende problematico risalire alle responsabilità delle modifiche che vengono introdotte nel sistema.
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