Ciclo di vita di un documento

E’ importante riconoscere il ruolo fondamentale della documentazione di progetto nel tracciare lo stato dei lavori, le scelte, le decisioni e le motivazioni retrostanti.

La gestione documentale è una parte significativa della gestione della comunicazione ed è importante curare la qualità di ciò che viene redatto anche in funzione degli utilizzi futuri.

Può essere quindi utile per un responsabile di progetto riconoscere le fasi del ciclo di vita di un documento che è necessario attraversare dalla creazione al completamento.

Questa comprensione consente di seguirne l’avanzamento e aiuta a garantire un tempo adeguato per il completamento ed utilizzo di quanto prodotto.

In tal senso anche le persone che collaborano con il project manager dovrebbero conoscere le modalità di produzione della documentazione in modo da agevolarne la creazione.

Inoltre su progetti di grandi dimensioni la responsabilità della qualità della documentazione potrebbe essere delegata dal project manager ad un suo collaboratore con specifiche competenze.

Non tutti i documenti devono passare attraverso tutte le fasi dalla creazione all’approvazione formale ma comunque, a seconda dei casi, sono necessari più stadi di “lavorazione”.

In particolare si possono riconoscere le seguenti fasi del ciclo di vita di un documento:

1. Pianificazione. In pochi casi si può procedere a scrivere di getto. La maggior parte delle volte è necessario un momento preliminare di riflessione, preparazione e pianificazione. Questo è particolarmente vero quando le informazioni da trasmettere sono numerose, articolate e complesse ed occorre quindi procedere a strutturarle.
2. Impostazione. In questa fase viene creata la bozza e se non ci sono revisioni e approvazioni successive, si arriva rapidamente alla versione finale. La maggior parte dello sforzo di creazione è prodotta in questo step. I passi successivi possono richiedere tempo, ma non altrettanto sforzo.
3. Revisione dei contenuti e feedback. Viene creata una versione aggiornata sulla base dei commenti da parte delle persone coinvolte nella revisione. A seconda dei casi, questo può essere un passaggio ripetuto più volte quando è necessaria una revisione interna, seguita da una revisione delle parti interessate, seguita da un riesame da parte del management. Questa fase del ciclo di vita di un documento può essere particolarmente lunga.
4. Realizzazione versione finale. Una volta che il ciclo di revisioni è terminato, può essere rilasciata la versione definitiva.
5. Ottenimento dell’approvazione. Quando è necessaria un’autorizzazione formale per poterla circolarizzare ai diretti interessati.
6. Circolarizzazione finale. La versione finale viene inviata ai destinatari a titolo informativo oppure per ricevere il loro feedback o approvazione (quest’ultima in particolare è necessaria quando viene inviato ad esempio il verbale di una riunione o comunque è formalmente richiesto un impegno delle parti interessate).
7. Archiviazione. E’ importante che tutta la documentazione di progetto venga archiviata e conservata in modo da poter tracciare la storia del progetto ed essere utilizzata come base per progetti dello stesso tipo svolti in futuro.

Durante lo sviluppo di un progetto un documento può essere rivisto più volte anche una volta archiviato laddove intervengano necessità di modifica successive.

Come detto, il ciclo di vita di un documento può essere iterativo nel senso che le fasi suddette possono essere ripetute più volte in funzione delle revisioni che possono presentarsi in corso d’opera.