Sintomi di un progetto in difficoltà

Un progetto in difficoltà presenta sintomi non sempre riconducibili solo a ritardi, maggiori costi o scarsa qualità.

A volte ci sono altri segnali anticipatori che devono essere colti prima che sia troppo tardi.

Può quindi essere utile passare in rassegna alcuni di questi segni premonitori di un progetto in difficoltà:

Si passa il tempo a rincorrere le emergenze. La maggior parte dei responsabili del progetto si impegnano a risolvere i problemi quando si presentano, ma, se si spende costantemente troppo tempo rincorrendo i problemi per cercare di trovare soluzioni, si finisce per avere poco tempo disponibile per una gestione metodologicamente organizzata e strutturata del lavoro. Facendo in questo modo si produce un circolo vizioso per cui non avendo tempo per gestire correttamente un progetto si creano le premesse per un insorgere continuo di problemi che sottraggono ulteriore tempo alla gestione delle attività e così via. Per uscire fuori da questa situazione, l’unico sistema è quello di attivare una gestione delle criticità ottimizzata.
Gli stakeholder tardano sistematicamente a fornire le approvazioni. Quando occorre rincorrere i vari stakeholder per farsi dare le necessarie autorizzazioni o approvazioni vuol dire che essi non sono così impegnati e coinvolti nel progetto come dovrebbero essere. Il modo più semplice per ovviare a tutto questo consiste nell’aumentare la frequenza degli stati di avanzamento dei lavori. Inoltre è necessario gestire la comunicazione con ciascuno di essi in modo ottimizzato definendo ed attivando una strategia di gestione degli stakeholder.
I membri del team di progetto caricano costantemente più ore del previsto. Quando il lavoro straordinario aumenta e i tempi si allungano è sempre bene chiedersi perché questo accada. Il team si trova di fronte a compiti che non sono alla sua portata? Ci sono altre attività ritenute più importanti che distraggono le persone dal portare a termine il lavoro loro assegnato? E’ necessario svolgere una formazione del personale per adeguare le competenze al lavoro da completare? In questi casi è sempre bene rivedere il piano di progetto per renderlo compatibile con la situazione che si è venuta a creare. E’ importante che il nuovo piano venga discusso al più presto con il management in modo che tutti si rendano conto che qualcosa non sta andando secondo le previsioni.
La gestione delle modifiche finisce per saturare buona parte del tempo. Ogni progetto può richiedere modifiche rispetto alle ipotesi iniziali. Nuove opportunità di sviluppo possono richieder nuovi deliverable. Richieste della committenza possono portare a dover rivedere i deliverable inizialmente concordati. Non necessariamente si tratta di un sintomo di un progetto in difficoltà e può essere anzi fonte di nuove opportunità. Ma, se si tratta di modifiche indotte da una non corretta definizione iniziale dell’ambito, dei requisiti e delle specifiche di produzione, allora può accadere che un progetto si trasformi in un incubo in cui si finisce per essere fagocitati da un flusso continuo di richieste di modifica. In questa situazione la prima cosa da fare è fermarsi e rivedere completamente il disegno iniziale in modo da verificare se sono ancora validi i presupposti del progetto ed il budget disponibile è compatibile con le nuove esigenze.