Benefici e valore del project management

Il valore del project management è riconducibile ad un insieme di benefici per le organizzazioni che lo adottano, per i project manager che lo applicano, per i clienti che ne sperimentano i risultati, per i team di progetto che si trovano ad operare in un clima di certezza organizzativa.

Tutto questo naturalmente si verifica quando le organizzazioni hanno ben compreso e adattato i processi di project management alle loro esigenze e supportano la qualificazione professionale dei project manager e la formazione di tutto il personale coinvolto nei progetti.

Il valore del project management risiede non solo nell’infrastruttura metodologica ed organizzativa, ma soprattutto nelle competenze delle persone che partecipano ai progetti e negli strumenti che vengono messi a loro disposizione.

Disporre di queste competenze non significa che i rischi e le sorprese spiacevoli vengono eliminati. Ma in questo modo alcuni compiti ottimizzati diventano abituali consentendo di risparmiare tempo e di dedicare quindi le energie migliori agli aspetti realmente innovativi di un progetto.

Il valore consiste infatti nel disporre di processi standard che, riducendo l’improvvisazione ed evitando di partire ogni volta da zero, consentono di rendere esplicite e di consolidare nel tempo le prassi migliori.

Disporre di una buona metodologia, significa anche averla calata nelle propria realtà e averne personalizzato i processi in modo che riflettano il settore in cui si opera ed il linguaggio e la cultura presenti nell’organizzazione e nella pratica operativa. In questa prospettiva, il valore del project management dipende dal livello di allineamento tra la metodologia e le caratteristiche di un’organizzazione e delle persone che sono chiamate ad adottarla.

Benefici del project management

In termini generali, l’adozione di una metodologia e di specifiche strategie produce un aumento dell’efficacia complessiva dei progetti (intesa come la capacità di raggiungere gli obiettivi concordati) ed al tempo stesso un notevole miglioramento dell’efficienza in termini di ottimizzazione delle risorse, contenimento dei rischi e dei costi complessivi.

Più dettagliatamente i benefici del project management sono:

Maggiore efficienza dei processi di fornitura: il delivery procede secondo una precisa “roadmap” che può essere facilmente seguita e portare al completamento del progetto. Una volta che le attività da svolgere sono state pianificate, descritte e comunicate ai membri del team insieme alle loro responsabilità, ciò consente di evitare fraintendimenti e di facilitare il lavoro delle persone.
Maggiore soddisfazione da parte della committenza: ogni volta che un progetto viene completato in tempo, entro il budget e l’ambito concordati, ciò produce un aumento della customer satisfaction e la fidelizzazione.
Replicabilità: le stesse strategie che hanno permesso di completare con successo un progetto potranno in seguito essere attuate in progetti similari. Ciò produce una propagazione del valore del project management all’interno di un’organizzazione
Sviluppo professionale all’interno dei team: le persone imparano a fare sempre meglio ed a migliorare la loro efficienza.
Migliore reputazione: la capacità di portare risultati applicando in modo efficace il project management comporta un migliore posizionamento di mercato e un aumento della considerazione da parte di clienti potenziali.
Maggiore flessibilità : forse uno dei principali benefici del project management è che permette il giusto mix tra certezza organizzativa e flessibilità. Si opera all’interno di un piano ben definito ma è possibile in ogni momento rivedere il piano con un’elevata consapevolezza del rapporto costi-benefici delle modifiche introdotte.
Maggiore capacità di valutare i rischi: quando nulla è lasciato all’improvvisazione è possibile anche individuare e valutare attentamente tutto ciò che può ostacolare il raggiungimento dei risultati attesi. Una migliore identificazione, analisi e valutazione dei rischi è una delle caratteristiche del project management e non deve essere considerato un’aspetto opzionale.
Aumento della qualità: la definizione dei punti di controllo e delle procedure per il test dei prodotti del progetto consente di garantire il rispetto delle specifiche e degli standard qualitativi concordati con la committenza.
Maggiore produttività: una puntuale definizione di ciò che deve essere fatto e delle modalità in cui le attività previste devono essere svolte migliora la capacità delle persone di comprendere ciò che ci si aspetta da loro ed in definitiva ne facilita il lavoro.

Valore del project management e necessità di supporto

Perché i benefici descritti si possano manifestare nella pratica quotidiana è però necessario il supporto del management di un’organizzazione.

Il ruolo che deve essere svolto dal management per favorire l’applicazione di questa disciplina può essere articolato in una serie di iniziative:

Individuazione di una metodologia adeguata alle proprie esigenze. La metodologia può essere implementata personalizzando alcune best practices come quelle descritte nel PMBOK. Può essere costruita per gradi in modo da riflettere il livello di maturità nel project management dell’organizzazione di appartenenza.
Formazione del personale sulla metodologia. E’ importante che ogni risorsa che viene coinvolta in un progetto abbia partecipato in precedenza a dei corsi di formazione sulla metodologia di project management che è stata adottata.
Certificazione delle competenze. E’ importante che ogni responsabile di progetto consolidi le proprie competenze attraverso la partecipazione a programmi di certificazione dei project manager.
Individuazione degli strumenti software e dei supporti organizzativi più adeguati alle proprie necessità operative.
Adozione di un Project Management Office. Laddove le dimensioni organizzative lo richiedono, è opportuno introdurre una funzione organizzativa che supporti il management in tutte le azioni sopra descritte ed abbia visibilità su tutti gli aspetti di allocazione delle risorse e dei finanziamenti necessaria allo svolgimento di ogni progetto.