Dati di progetto

Per ogni progetto esiste una serie di misure e di criteri (metriche) per effettuare le misurazioni stesse.

Indicatori chiave (KPI), fattori critici di successo, indicatori di customer satisfaction, stati di avanzamento dei lavori, benefici e obiettivi da raggiungere richiedono di analizzare una mole considerevole di dati.

Per dati di progetto si intende misurazioni “grezze” che devono poi essere analizzate in modo da fare emergere le informazioni in esse contenute.

Buona parte del lavoro di un project manager consiste nell’effettuare queste misurazioni e nel valorizzare le informazioni sottostanti trasferendole poi in report per illustrare ai diversi stakeholders la situazione del progetto secondo ottiche diverse in funzione delle esigenze.

Tutto ciò richiede tempo e quindi è necessario procedere in modo mirato evitando di disperdersi in una serie di misurazioni ridondanti in relazione alle finalità per cui vengono raccolte.

E’ quindi importante che in fase di avvio del progetto il project manager definisca nel piano di comunicazione i dati che dovranno essere raccolti e le modalità per effettuare le misurazioni.

I criteri da utilizzare per chiarire quali sono i dati di progetto che è assolutamente necessario rilevare sono:

• Devono essere significativi. Devono quindi far riferimento agli obiettivi da raggiungere, ai tempi ed ai costi impegnati, alle aspettative della committenza.
• Devono aiutare la comprensione di come si sta sviluppando il lavoro. Sono i vari stakeholder di un progetto a decidere se hanno chiaro o meno come sta procedendo il lavoro. Pertanto, il responsabile di progetto deve verificare costantemente il livello di comprensione ed aggiustare le misurazioni per aumentare il livello di chiarezza in particolare per quanto riguarda le situazioni critiche.
• Devono spingere all’azione. I dati di progetto rilevati devono far emergere le informazioni chiave che possono indurre il team di progetto e tutte le parti coinvolte ad assumere i giusti atteggiamenti per favorire l’avanzamento dei lavori e correggere i comportamenti anomali.

Tutto ciò deve portare ad un maggior livello di responsabilizzazione di tutti coloro che sono coinvolti nel progetto ed è quindi importante per lo stesso project manager curare la corretta individuazione dei dati da rilevare.