La Guida al Project Management Body of Knowledge suggerisce che in fase di validazione dell’ambito di progetto venga prodotto un documento formale che attesti la consegna e l’accettazione da parte del committente del/dei deliverable rilasciati.
Si tratta appunto del verbale di accettazione che deve essere redatto per ogni prodotto (deliverable) del progetto che ha superato i test di verifica dei requisiti.
Infine dovrebbe essere prodotto anche alla fine del progetto per certificare l’ultimazione dei lavori.
Non importa se si tratta di committente interno od esterno ad una determinata organizzazione. In entrambi i casi è importante che il project manager si faccia firmare un verbale di accettazione quando consegna uno o più deliverable del progetto.
E’ estremamente rischioso per il responsabile di progetto non procedere in questo modo perché, senza una formalizzazione del completamento di un lavoro o di parte di esso, c’è la possibilità che il lavoro ed il corrispondente deliverable vengano considerati non completati ed ancora in corso d’opera.
Questo fatto autorizzerebbe la committenza a considerare aperta la possibilità di introdurre ancora modifiche e innescherebbe un processo interminabile di revisioni.
Naturalmente questo non significa che le revisioni non siano possibili. Anzi potrebbero dar vita ad estensioni del lavoro con ulteriori profitti.
L’importante è documentare che il lavoro, così come era stato inizialmente concordato, si è concluso.
E’ un punto fermo da cui ripartire eventualmente per aggiungere ulteriori attività.
Se non fa in questo modo, il responsabile di progetto si troverà a gestire una situazione estremamente precaria in cui l’ambito concordato del progetto viene continuamente rivisto ed ampliato.
La firma del verbale di accettazione da parte della committenza non è quindi solo una formalità burocratica ma consente al project manager di veder riconosciuto il lavoro svolto da lui e dal team di progetto.
Servirà a tracciare ciò che è stato consegnato ed approvato. E sarà la premessa per valutare l’opportunità o meno di ulteriori integrazioni.
Nel caso di committenza esterna questo documento servirà anche per attivare il processo di fatturazione delle componenti rilasciate.
A tal fine la struttura del documento potrà essere la seguente:
- Nome e breve descrizione del progetto
- Componenti consegnate al committente
- Test e verifiche effettuate
- Data ed esito delle verifiche
- Data e firma di accettazione
Come detto in precedenza, questo documento deve essere prodotto anche per progetti interni (ad esempio progetti di infrastrutturazione o di miglioramento organizzativo).
Infatti è proprio in questi casi che è maggiore il rischio di trascurare questo passaggio per via della natura spesso informale dei rapporti organizzativi interni.
Il project manager deve stare ben attento a non farsi invischiare in questa tendenza a procedere per vie informali che risulterebbe controproducente per il suo ruolo. E non c’è nulla di meglio che predisporre e farsi firmare un verbale di accettazione che testimoni l’accordo della committenza in merito a quanto prodotto.
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