Buona parte dei progetti prevedono rapporti di fornitura di beni e/o servizi necessari per lo svolgimento dei lavori. Può trattarsi di mezzi e materiali, di manodopera più o meno qualificata, oppure di servizi di formazione o consulenza. La gestione dei fornitori di progetto può riguardare in prima istanza il project manager oppure può essere compito dell’ufficio acquisti di un’organizzazione.
Sarebbe bene che il project manager venisse comunque coinvolto perché le modalità di gestione dei rapporti di fornitura può avere implicazioni importanti per il buon esito di un progetto.
In particolare, eventuali ritardi nella fornitura possono produrre ritardi nel completamento dei lavori. Per questo motivo un project manager ha bisogno di monitorare costantemente come procede il processo di fornitura.
Questo è particolarmente vero nei casi in cui vengono ceduti a terzi interi rami del progetto. In questo caso dovranno essere applicati al fornitore gli stessi meccanismi di monitoraggio e controllo che vengono applicati all’intero progetto per fare in modo che tutti i fornitori di progetto si sentano responsabilizzati e forniscano quanto richiesto nel rispetto dei vincoli contrattuali.
Occorre quindi definire un piano di approvvigionamento per individuare, selezionare e gestire in corso d’opera i fornitori. Inoltre occorre che il project manager conosca molto bene le modalità di gestione del procurement e dei relativi contratti.
Inoltre ciascun fornitore andrà inserito nel registro degli stakeholder di progetto e gestito insieme agli altri stakeholder di progetto secondo strategie mirate.
Il PMBOK ® fornisce un approccio metodologico molto strutturato per gestire i processi di project management e tra questi quelli di procurement. Quindi ogni project manager dovrebbe impadronirsi di queste logiche per meglio gestire i rapporti con i fornitori di progetto e garantirsi quindi maggiori possibilità di successo.
La partecipazione al corso Contract Management ha proprio come obiettivo il trasferimento di queste competenze a chi non ha maturato ancora esperienze nella gestione di rapporti con i fornitori soprattutto in progetti complessi.
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