Gestione dello stress nei progetti

Alcune tipologie di progetti possono causare problemi di gestione dello stress che può riguardare il team di progetto.

Ciò può dipendere dalle caratteristiche dei progetti oppure da una cattiva impostazione da parte del project manager.

Carenze organizzative si riflettono inevitabilmente sulla produttività delle persone e possono generare l’emergere di fenomeni di ansia e di stress.

Molte organizzazioni promuovono progetti con obiettivi e programmi irrealistici per tenere il passo con la concorrenza nei rispettivi settori.

Come risultato, i team di progetto devono svolgere del lavoro straordinario per soddisfare obiettivi e tempistiche non realistici, a volte con risorse insufficienti, ritrovandosi in breve tempo a fare i conti con una crisi da burnout.

La produttività declina, il tasso di assenteismo aumenta, ed il gruppo di progetto non riesce a soddisfare i requisiti e le scadenze. Ciò alla lunga produrrà anche demotivazione e disaffezione nei confronti del lavoro.

L’assenza di una corretta gestione dello stress e dei fenomeni ad esso correlati creerà la premessa per il fallimento del progetto ed anche di quelli futuri cui potranno partecipare risorse ormai demotivate.

Per un project manager è quindi importante riconoscere i sintomi di una crisi da burnout e prendere le necessarie contromisure per evitare ripercussioni sui costi per l’organizzazione di cui fa parte.

Gestione dello stress: sintomi e cause

Una crisi da burnout si manifesta sotto forma di sensazioni di stanchezza diffusa nel team di progetto accompagnata dall’emergere progressivo di un’atteggiamento cinico nei confronti del lavoro e dei colleghi.

Molti fattori possono creare le condizioni perché ciò possa accadere. Oltre a progetti che sono stati fatti partire senza un’adeguata valutazione della compatibilità tra obiettivi e risorse disponibili, ciò può dipendere anche da:

• errori di pianificazione (dei tempi, dei costi o delle risorse necessarie);
• una gestione non regolata delle richieste di modifica in corso d’opera;
• un’eccessiva tendenza al micromanagement da parte del project manager;
• una formazione insufficiente del personale di progetto;
• un carico di lavoro non equamente distribuito sulle persone;
• un supporto insufficiente da parte del project manager nei confronti delle persone.

In queste condizioni le persone tendono a reagire in un primo momento aumentando l’intensità del lavoro piuttosto che cercando di organizzarlo in modo più intelligente. Si finisce per lavorare anche fuori del normale orario di lavoro rinviando anche gli altri impegni personali e familiari.

Alla lunga ciò produce frustrazione e si dimentica che una maggiore quantità di lavoro non sempre si traduce in una maggiore produttività. Il rischio è che venga meno la qualità ed aumentino le necessità di rilavorazione per correggere i difetti di lavorazione.

Una volta che si sono create queste condizioni, superare questa situazione può richiedere molto tempo per cui è meglio prevenire l’insorgere dei fenomeni di stress attraverso un’accurata fase di pianificazione.

La gestione dello stress: alcune contromisure

Se la pianificazione del progetto non è stata svolta in modo da rendere compatibili tempi, costi, qualità e risorse, allora occorre intervenire immediatamente in corso d’opera:

• limitando od eliminando l’eccessivo ricorso al lavoro straordinario;
• enfatizzando i risultati positivi raggiunti dal team di progetto;
• suddividendo i principali deliverable in componenti più piccole e più facilmente realizzabili;
• fornendo premi e riconoscimenti al raggiungimento di importanti milestone;
• investendo, ove possibile, in attrezzature a formazione in modo da rendere più agevole il lavoro delle persone;
• affrontando le issue di progetto immediatamente, senza trascinarle, in modo da non permettere cadute di morale e di attenzione da parte delle persone;
• intensificando i momenti di comunicazione in modo da intercettare al più presto i problemi prima che scoppino come fulmini a ciel sereno.

Il miglior modo di attuare una corretta gestione dello stress è di evitarne l’insorgere. Per fare questo, i responsabili di progetto devono essere consapevoli della gravità di una crisi da burnout e dei suoi effetti sulle persone, sul progetto e sull’organizzazione.

Prevenire le cause di stress o eliminare le cause subito dopo averne riconosciuto i sintomi, aiuta i responsabili di progetto a mantenere basso il livello di demotivazione e la conseguente conflittualità che potrebbe insorgere come conseguenza tra i membri del team di progetto.