Sfide del multiprogetto
Come project manager, molto probabilmente ci si trova a dover gestire molti progetti. E occorre dare a ciascuno di essi la dovuta concentrazione ed energia per assicurare che abbiano successo.
Ci saranno richieste in competizione le une con le altre e nuove sfide ogni giorno.
Emergono problemi imprevisti e le attività possono andare fuori strada. Sono necessarie notevoli capacità organizzative per gestire carichi di lavoro conflittuali e priorità in competizione.
E, di conseguenza, occorre far fronte allo stress che deriva dal sovraccarico di lavoro.
Le sfide del multiprogetto derivano da:
- la necessità di doversi destreggiare per gestire molte risorse e compiti;
- le priorità in competizione;
- la presenza di più stakeholder con esigenze diverse;
- la necessità di non essere sopraffatto;
- lo sforzo necessario per tenere traccia di tutto;
- la perdita di produttività per il cambio cambio di attività e contesto durante il giorno;
- la necessità di gestire bene il proprio tempo e quello dei collaboratori;
- il maggior lavoro amministrativo richiesto quando si gestiscono più progetti (aggiornamento di budget, piani, rapporti sullo stato e altro);
- la maggiore quantità di informazioni e comunicazioni da gestire.
Mettere insieme un buon piano non basta se non si riesce a stargli dietro. Ogni progetto ha complessità e attività con cui stare al passo. C’è bisogno di disporre di strumenti e di una struttura organizzativa che aiutino a gestire e monitorare le attività di un insieme di progetti.
In particolare, occorre tenere sotto controllo gli effetti incrociati e gli impatti di possibili ritardi di un progetto sugli altri progetti in termini sia di modifica di tempistiche che di allocazione e riallocazione delle risorse:
- i conflitti di pianificazione possono impedire ai team di completare le attività del progetto in tempo;
- sovraccaricare i membri di un team che sta lavorando su progetti simultanei porta a traguardi mancati e burnout;
- il sottoutilizzo dei membri di altri team quando sono disponibili può rallentare le cose;
In questo può essere utile un sistema di gestione del portafoglio progetti esteso a tutti i progetti di una determinata organizzazione.
