time management per project manager
Per essere un project manager efficiente è necessario avere una buona capacità di gestire i tempi di progetto ed il lavoro del team.

Ma non si può assolvere a questi compiti se non si è in grado di gestire prima di tutto il proprio tempo personale.

Molti project managers assicurano di essere produttivi per la maggior parte del loro tempo e di evitare i “colli di bottiglia” a tutti i costi. Ma non è facile a causa della continua pressione esercitata dai vari stakeholder.

Il Time Management è quindi una competenza fondamentale per un responsabile di progetto. Occorre chiedersi continuamente cosa si sta facendo per favorire i progressi del progetto. Pianificare le proprie giornate per gestire le criticità che si incontrano durante i lavori. Comunicare con le proprie risorse per orientarne le decisioni ed i comportamenti.

Con un’accurata gestione del tempo il carico di lavoro e lo stress diventano più sostenibili e la qualità della propria vita migliora decisamente.

Nel seguito vengono quindi presentati alcuni utili suggerimenti per migliorare la propria capacità di time management.

Ricordare la regola 80/20

La regola 80/20 ci dice che l’80% per cento dei risultati che otteniamo dipende dal 20% di quello che facciamo.

Si tratta di un principio che ha un vasto ambito di applicazioni e che ci suggerisce la strada maestra per la ricerca dell’efficienza.

Dobbiamo concentrarci su ciò che è essenziale ed importante al fine del raggiungimento degli obiettivi e gestire tutto questo con il massimo livello di priorità ed attenzione,

Il resto andrà fatto ma con un livello di priorità più basso oppure, se possibile, andrà delegato.

Definire un piano

Dobbiamo acquisire una visione prospettica dei nostri impegni.

Diviene quindi importante comprendere l’articolazione del lavoro da svolgere e la sua distribuzione nel tempo.

Per questo è fondamentale costruire un piano con evidenziate le scadenze su cui focalizzarsi.

Una volta definito il piano, occorre poi individuare le attività critiche e le modalità per seguirne l’avanzamento.

Non solo consuntivi

Il lavoro di un responsabile di progetto non può essere ridotto alla sola consuntivazione di ciò che accade.

Un buon project manager deve essere in grado di intervenire prima che sia troppo tardi definendo ed attuando azioni correttive che riportino il progetto in linea con gli obiettivi.

E’ inutile organizzare noiose riunioni in cui scambiarsi informazioni sullo stato del progetto se non si può fare nulla per anticipare e correggere le anomalie.

Sarebbe invece più opportuno organizzare incontri più ravvicinati, ad esempio tutti i lunedì oppure tutti i venerdì, in cui affrontare i problemi che sono emersi nell’ultima settimana e trovare per essi delle soluzioni che correggano le tendenze in atto.

Interrompere il micromanagement

Non è necessario che il responsabile di progetto entri in tutti i dettagli del lavoro che il team deve svolgere.

Deve invece chiarire gli obiettivi e precisare le responsabilità e i punti di controllo.

In particolare, il micromanagement presenta molti aspetti negativi perché un collaboratore esperto che si trova ad essere gestito con un esagerato livello di supervisione percepisce un clima di sfiducia da parte del capo/supervisore e non è quindi messo nelle migliori condizioni per esprimere le proprie capacità.

Non fare tutto il lavoro

Molti project manager che provengono da una brillante carriera tecnica tendono a vedere il proprio ruolo come quello di un super tecnico.

Ciò li porta a forzare molte decisioni nel desiderio di contribuire al lavoro del team e a far risparmiare tempo.

Alla lunga questo modo di fare risulta deresponsabilizzante nei confronti delle risorse del team ed il project manager finirebbe per fare lui il lavoro al posto del team dovendosene inoltre assumere l’intera responsabilità.

Invece sarebbe opportuno che il responsabile di progetto orientasse il lavoro delle risorse a lui assegnate ma che il processo decisionale maturasse nel team.

In questo modo si favorisce la crescita delle competenze e della capacità autonoma del team di affrontare e risolvere problemi.

Solo in casi estremi può essere opportuno forzare una decisione quando il team si trova a “brancolare nel buio”.

Creare una to-do list

In molti casi risulta utile definire una lista delle cose da fare con le relative scadenze.

Avere sempre sottomano un’agenda in cui appuntarsi un impegno, un appuntamento, un obiettivo.

Costruire una to-do list non è complicato, è veloce e può essere supportato da strumenti elettronici di facile utilizzo che ci consentono di accedere da ogni luogo e con ogni dispositivo alla lista delle cose importanti da fare organizzandola e rivedendola periodicamente.
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