Riunioni di lavoro: organizzazione e gestione

In  molti contesti lavorativi in cui si fa un largo uso del team work le persone sono chiamate spesso a partecipare a riunioni di lavoro.

Ormai nessuna attività può essere svolta senza momenti di coordinamento tra le risorse coinvolte e l’esigenza di comunicazione è una costante del nostro tempo.

Tuttavia molte persone in contesti lavorativi diversi sono portate a pensare che le riunioni di lavoro siano sostanzialmente una perdita di tempo.

Da cosa dipende questo fatto?

Se è un’opinione diffusa ci saranno sicuramente degli elementi di verità che devono essere compresi.

La riunione di lavoro è uno strumento e come tale deve essere considerata. Quindi tutto dipende da come viene usata. La stessa cosa si potrebbe dire di un coltello. Può essere usato per tagliare una bistecca o per uccidere una persona.

Quindi occorre concentrarsi sull’uso che si fa delle riunioni di lavoro.

Da questo punto di vista si possono effettivamente rilevare modalità non sempre corrette di organizzare e gestire questi momenti di incontro.

In particolare accade spesso che:

• L’incontro non viene pianificato per tempo ed alle persone non viene inviata preventivamente un’agenda dei lavori.
• Anche se viene inviata un’agenda, ai partecipanti non è chiaro il contributo che ci si aspetta da loro e questo porta ad improvvisare sul momento. Saperlo qualche giorno prima della riunione può aiutare le persone ad arrivare preparate al momento dell’incontro evitando così proposte improvvisate o risposte imprecise.
• Non è chiaro se si tratta di un incontro puramente informativo, in cui le persone debbono solo ascoltare, oppure decisionale, in cui alle persone è richiesto di formulare proposte o prendere decisioni ed assumersi responsabilità.
• Durante la riunione alcune persone finiscono per dilungarsi e prendere troppo spazio rispetto agli altri in assenza di un ruolo di coordinamento che gestisca i tempi assegnati.
• Se si tratta di un incontro decisionale, capita spesso che ci si dilunghi in dettagli e particolari finché non si arriva a pochi minuti dalla fine della riunione ed occorre decidere. A quel punto la decisione viene presa ma a prenderla è spesso solo la persona con il ruolo gerarchico più elevato tra i partecipanti. Ciò finisce per produrre demotivazione in alcuni e la sensazione di aver perso tempo. Oltretutto può risultare deresponsabilizzante in quanto non sempre condivisa.
• Al termine delle riunioni di lavoro non viene preso nota di quanto è stato detto e soprattutto deciso nell’incontro. Non viene prodotto un verbale che formalizzi gli impegni presi e che possa costituire la base per incontri successivi in cui verificare che siano stati assolti.

Tutti questi fattori rendono problematica la gestione del tempo in una riunione in quanto alimentano la confusione e la disorganizzazione complessiva.

Come si può vedere le questioni in gioco riguardano:

• ciò che va fatto prima di ogni riunione;
• ciò che deve essere fatto durante la riunione;
• ciò che occorre fare dopo una riunione.

Organizzazione delle riunioni di lavoro

Per evitare improvvisazioni, è importante chiarirsi le idee sugli obiettivi che ci si ripromette di raggiungere in un incontro. Una volta chiariti gli obiettivi, è necessario definire:

• il tipo di incontro (informativo o decisionale);
• se l’incontro farà parte o meno di una serie di incontri;
• la durata prevista dell’incontro;
• la data, l’orario ed il luogo di svolgimento;
• la struttura della riunione e l’articolazione degli argomenti da trattare;
• le persone che dovranno essere coinvolte (solo quelle strettamente necessarie);
• il contributo loro richiesto;
• l’eventuale documentazione da inviare preliminarmente;
• l’output che ci si aspetta di ottenere al termine dell’incontro.

Tutte queste informazioni andranno inserite nell’agenda dei lavori e trasmesse quindi ai partecipanti alcuni giorni prima dell’incontro in modo che possano arrivare preparati.

Se le persone non sono abituate a questa modalità, può essere che non leggano l’agenda ed arrivino quindi all’incontro ugualmente impreparate. Ciò andrà stigmatizzato come un problema in fase di avvio della riunione e rinforzato nelle successive occasioni.

Durante la riunione

Una volta che le persone hanno ricevuto l’agenda con la documentazione preliminare, l’incontro potrà avere la seguente articolazione:

• ripresa dei contenuti fissati in agenda e riproposizione degli obiettivi;
• verifica tramite domande e risposte dell’effettiva comprensione dello scopo dell’incontro;
• svolgimento dei temi in agenda;
• se si tratta di un incontro decisionale, raccolta delle proposte sulla base della documentazione preliminarmente inviata;
• analisi delle proposte;
• decisione di gruppo;
• definizione di ciò che deve essere fatto a valle dell’incontro;
• definizione delle responsabilità e degli impegni a fronte di ciò che è stato deciso;
• verbalizzazione del tutto.

Se seguiranno altre riunioni di lavoro, ogni verbale costituirà la base di partenza dell’incontro successivo per verificare che ciò che doveva essere fatto sia stato effettivamente fatto.

Va detto che, se il coordinamento di una riunione viene svolto da una persona che ha un livello funzionale o gerarchico superiore a quello degli altri partecipanti, ciò può indurre nelle persone un sostanziale timore reverenziale che ne inibisce una partecipazione attiva.

In particolare, quando le persone sanno in partenza che alla fine una decisione verrà comunque presa dal coordinatore dell’incontro, si limiteranno allo stretto indispensabile e lasceranno il ruolo più delicato a chi gestisce la riunione.

Tutto questo risulta fortemente deresponsabilizzante laddove invece sarebbe importante acquisire l’impegno ed il coinvolgimento delle persone.

E’ infine importante comprendere che la gestione delle riunioni di lavoro mette alla prova anche altre capacità manageriali che debbono essere accuratamente sviluppate:

• La capacità di comunicazione. Condurre una riunione, strutturarne i contenuti, predisporre il materiale di supporto e svolgere una presentazione efficace, sono tutte attività che richiedono competenze specifiche di comunicazione e presentazione che possono essere sviluppate frequentando corsi specialistici.
• Le capacità negoziali. In una riunione e’ importante comprendere il più rapidamente possibile gli obiettivi e le necessità delle parti coinvolte. Colleghi, clienti e fornitori sono spesso coinvolti in riunioni di lavoro in cui occorre prendere decisioni in una situazione di obiettivi ed interessi divergenti. La capacità di mediare le posizioni e di superare le divergenze è una competenza manageriale di alto profilo che può essere acquisita con gli anni e l’esperienza oppure anche in questo caso attraverso corsi specialistici sulla negoziazione.

Dopo la riunione

E’ importante che dopo ciascuna delle riunioni di lavoro, ogni partecipante riceva il verbale prodotto insieme con un memorandum che riassuma il contributo atteso dalla persona in base a quanto concordato nell’incontro.

Se non sono previsti ulteriori incontri, la verifica dell’effettivo adempimento andrà fatta e documentata attraverso il contatto diretto con ciascun partecipante.

E’ importante in tal senso che ogni persona abbia ben chiaro cosa fare e che si assuma la responsabilità di farlo.

Non è importante che chi organizza e gestisce una riunione abbia un ruolo gerarchico superiore ai partecipanti.

E’ invece importante che tutto venga tracciato, formalizzato e reso visibile, in modo da non dare adito a malintesi o tentativi di fuga dalle responsabilità.