Problemi nella gestione delle riunioni in remoto

Le riunioni sono parte integrante del lavoro in ogni organizzazione, indipendentemente dal settore.

È un modo per ascoltare le persone e farle sentire parte del processo decisionale.

Con i meeting virtuali, i dipendenti hanno una piattaforma per avere contatti diretti con i manager ed esprimere le proprie opinioni.

Tuttavia, svolgere riunioni solo per il gusto di sentire tutti è un errore che può costare tempo prezioso a molte organizzazioni. Invece, se ben organizzate e gestite, le riunioni contribuiscono al successo complessivo dell’organizzazione.

Nell’ultimo anno, il mondo è cambiato drasticamente a causa della pandemia. Considerando i requisiti di distanziamento sociale, passare rapidamente a un ambiente di lavoro virtuale è ciò che ha aiutato diverse aziende a sopravvivere.

Oggi alcuni paesi sono sulla strada della ripresa, mentre altri stanno ancora affrontando le terribili conseguenze del virus. Detto questo, molte organizzazioni si sono impegnate a continuare con le politiche di lavoro a distanza. Dopotutto, ci sono una miriade di vantaggi che derivano dal lavoro in remoto
.
Comunque, attraverso tutti questi cambiamenti, si è ulteriormente affermata la necessità di collaborare efficacemente all’interno dei gruppi di lavoro e la necessità di farlo attraverso riunioni virtuali in remoto.

Ma tali riunioni spesso presentano alcune problematiche che devono essere attentamente gestite.

Problemi nella gestione delle riunioni virtuali

• Il video non viene acceso. Una volta svanita la novità delle riunioni virtuali, molte persone smettono di accendere le telecamere. Anche se tenere la fotocamera accesa potrebbe sembrare facoltativo, in realtà non lo è. Le riunioni riguardano la collaborazione e l’impegno. E un oratore o un manager che parla a un mucchio di schermi neri non è una situazione motivante per nessuno. L’unico modo per ricreare l’atmosfera di una riunione di persona è accendere la videocamera. Vedersi gioca un ruolo chiave nella raccolta di segnali non verbali che costituiscono una parte essenziale della comunicazione senza soluzione di continuità.
• L’audio non è gestito con attenzione. E’ normale che un relatore abbia l’audio attivo mentre chi ascolta dovrebbe disattivare l’audio per evitare che qualche rumore inatteso possa disturbare. Naturalmente, l’audio andrà riattivato se si desidera intervenire nella discussione.
• Vengono convocate troppe riunioni. La tecnologia delle riunioni in remoto favorisce la tendenza a convocare molte riunioni. In tal senso, andrebbe condivisa un’agenda prima dell’incontro virtuale in modo che le persone possano decidere se partecipare o meno e comprendere il contributo loro richiesto.
• La mancanza di un dispositivo di backup. Con le problematiche legate ai collegamenti domestici ed alle interruzioni sempre possibili, è opportuno disporre di un pc o tablet collegato al wifi presente in casa ed almeno un dispositivo come uno smartphone collegato direttamente alla rete di fonia mobile in modo da superare le eventuali disconnessioni della rete domestica.
• Il problema dei ritardatari. Arrivare in ritardo agli incontri di persona è già un problema. Allora perché le riunioni virtuali dovrebbero essere diverse? È comprensibile che ci possano essere alcune difficoltà tecniche o personali che impediscono di arrivare in tempo. Ma invece di entrare in ritardo senza avvisare, si dovrebbe informare in anticipo chi ha organizzato l’incontro. È anche importante che i manager informino il team con largo anticipo sulle riunioni per consentire ai partecipanti di organizzarsi e prepararsi.